Réservations
L’agent prend la demande de rendez-vous et l’envoie dans votre système
L’agent apprend le service, le spécialiste souhaité et l’heure convenable, confirme les données avec la personne et les envoie dans le système de prise de rendez-vous. Avec Altegio connecté, le rendez-vous est créé directement. Le rappel peut ensuite partir par appel ou SMS.
- ClientJe voudrais un rendez-vous pour une manucure, jeudi après-midi.
- AgentBien sûr. À quelle heure vous conviendrait-il et avez-vous un spécialiste préféré ?
- ClientÀ 17:30, à toute personne libre.
- AgentC’est noté : manucure, jeudi à 17:30. Vous recevrez un SMS de confirmation.
Ce que fait l’agent, pas à pas
Le service
Il apprend ce que veut la personne et l’associe à la liste des services dans le système de réservation.
Le spécialiste
Si la personne a une préférence, il cherche auprès de ce spécialiste ; sinon, auprès de toute personne qui assure le service.
Heure
Il propose ou accepte une heure selon les règles établies : des créneaux lus dans le système, lorsque l’intégration les fournit, ou l’heure souhaitée par le client, ensuite confirmée par la réception.
Confirmation
Il répète le jour, l’heure et le service, puis crée la réservation.
Après l’appel
SMS de confirmation via Infobip et résumé de l’appel dans l’historique.
Intégrations pour les réservations
Altegio
Lien direct avec votre compte : services, succursales, spécialistes et réservations créées, modifiées ou annulées.
Autre système de réservation
Si le système a une API, l’agent peut travailler avec lui via des webhooks ou via une intégration conçue pour vous. Nous décidons après avoir vu la documentation.
Rappels et déplacements
Une réservation faite, c’est la moitié du travail. L’autre moitié, c’est que la personne vienne.
- SMS avant
- Un court message avec le jour et l’heure, envoyé au moment que vous choisissez.
- Appel de confirmation
- Une campagne qui appelle les réservations du lendemain et demande si elles restent valables.
- Déplacement
- Si la personne ne peut pas venir, l’agent note la nouvelle heure et déplace le rendez-vous, là où l’intégration permet la modification.
- Annuler
- Le créneau libéré devient disponible pour l’appelant suivant.
Questions fréquentes
L’agent peut-il programmer dans Google Calendar ?
Non, les agents vocaux Kallina n’écrivent pas aujourd’hui dans Google Calendar ou Outlook. Nous faisons les rendez-vous directs via Altegio ou via l’API de votre système.
Que se passe-t-il s’il n’y a plus aucun créneau libre ?
L’agent le dit, propose un autre jour ou note la personne pour être rappelée lorsqu’une place se libère, selon votre règle.
Peut-il programmer plusieurs services lors d’un seul appel ?
Oui, si le système de rendez-vous le permet. Nous les testons sur vos scénarios.
Qui voit les rendez-vous pris par l’agent ?
Les mêmes personnes qui les voient aujourd’hui, dans votre système de rendez-vous. L’agent ne tient pas de liste séparée.