Politique de confidentialité

1. Qui nous sommes

Cette politique explique comment MEGA PROMOTING S.R.L. traite les données à caractère personnel via le site kallina.info, la plateforme Kallina AI (app.kallina.info) et les agents vocaux Kallina AI.

• Opérateur : MEGA PROMOTING S.R.L., République de Moldova
• IDNO : 1019600021765
• E-mail, y compris pour la protection des données : contact@kallina.info
• Téléphone : +373 61 066 888

Pour les personnes se trouvant dans l’Union européenne, nous appliquons le Règlement (UE) 2016/679 (RGPD). Étant enregistrés en République de Moldova, nous appliquons également la Loi nr. 195/2024 relative à la protection des données à caractère personnel.

2. Deux rôles différents

2.1. Nous sommes le responsable du traitement pour les données des visiteurs du site, des personnes qui demandent une démo ou nous écrivent, et des clients qui créent un compte dans Kallina AI.

2.2. Nous sommes la personne chargée du traitement pour les données des appels que les agents Kallina AI mènent au nom de nos clients. Dans ce cas, le responsable du traitement est l’entreprise qui utilise l’agent (par exemple, le magasin ou la clinique que vous appelez). Nous traitons ces données uniquement selon ses instructions, sur la base d’un accord de traitement des données (DPA). Les demandes concernant ces données doivent d’abord être adressées à cette entreprise ; si vous nous écrivez, nous les transmettons à l’entreprise.

3. Quelles données nous traitons

3.1. À partir des formulaires du site (demo, contact) : nom, société, téléphone, e-mail, description de la demande, page depuis laquelle le formulaire a été envoyé, page sur laquelle vous êtes entré sur le site, hôte du site depuis lequel vous êtes venu, préfixe anonymisé de l’adresse IP et, si vous êtes venu d’une campagne, les étiquettes de la campagne.

3.2. Depuis le compte Kallina AI : nom, e-mail, téléphone, données de facturation, paramètres des agents, journaux d’accès au panneau.

3.3. Des appels et des conversations des agents :

• le numéro de téléphone de l’appelant ou de la personne appelée ;
• l’enregistrement audio de la conversation ;
• la transcription de la conversation ;
• le résumé, le ton de la conversation et les champs extraits (par exemple nom, adresse, heure de rendez-vous, résultat) ;
• les données techniques de l’appel : date, heure, durée, état, preuve que l’annonce d’enregistrement a été prononcée.

3.4. Du bouton vocal du site : le son capté par le microphone pendant la conversation, la transcription et les données techniques de la session. Le microphone n’est utilisé qu’après que vous l’avez autorisé dans le navigateur et seulement pendant la durée de la conversation.

3.5. Données techniques du site : adresse IP, type de navigateur, pages consultées, dans les journaux du serveur. Ce que le site stocke dans le navigateur est décrit dans la Politique relative aux cookies.

3.6. Connexion optionnelle à Google Sheets

La connexion Google Sheets dans Kallina AI est distincte de l’authentification dans le compte Kallina AI. Vous l’initiez depuis la page de l’intégration et autorisez l’accès dans l’écran Google. Vous pouvez utiliser la plateforme sans cette connexion.

Accès et utilisation : nous demandons l’autorisation Google Sheets pour lire et modifier les feuilles de calcul et l’autorisation pour l’adresse e-mail du compte Google, utilisée pour identifier la connexion. L’autorisation Google Sheets s’applique aux feuilles de calcul accessibles au compte autorisé, et pas seulement à un seul tableau. Dans Kallina AI, vous saisissez le lien du tableau, choisissez la feuille, la plage et les colonnes pour les opérations configurées. Nous ne demandons pas l’autorisation de lister les fichiers Google Drive pour cette intégration.

Nous utilisons ces données pour les fonctions que vous configurez : lecture de la structure et des valeurs du tableau, import des contacts, synchronisation des listes et écriture des résultats des appels dans les colonnes choisies. Les flux Google Sheets que vous configurez peuvent créer des feuilles de calcul et peuvent ajouter, mettre à jour, supprimer des lignes ou vider des plages. Nous ne demandons pas d’accès au contenu de Gmail via l’intégration Google Sheets.

Données conservées : l’adresse e-mail Google, l’identifiant du tableau, le nom de la feuille, le mappage des colonnes et les paramètres de l’intégration ; les contacts importés, y compris le nom, le téléphone, l’e-mail, la localisation et la langue ; les jetons OAuth nécessaires à l’accès et au renouvellement de la connexion ; les événements techniques de connexion et d’exploitation. Lors de l’import des contacts, les valeurs non vides des colonnes A–Z des lignes importées sont également conservées comme données supplémentaires, y compris les colonnes qui ne sont pas mappées à un champ standard. Les jetons sont conservés chiffrés sur le serveur et sont utilisés par les fonctions du serveur pour les requêtes vers Google. Nous ne publions pas les jetons dans le tableau ni dans l’interface de l’intégration.

Transmission : les requêtes de lecture et d’écriture sont envoyées vers Google Sheets API. Les contacts que vous importez entrent dans votre workspace. Si vous les utilisez dans une campagne ou dans un flux, les données nécessaires à cette action peuvent parvenir aux fournisseurs vocaux, de modèle IA ou aux intégrations activées par vous, décrites dans les sections 6 et 7. L’autorisation OAuth n’active pas à elle seule une campagne et n’envoie pas automatiquement la liste de contacts à un autre client.

Conservation et déconnexion : les jetons sont conservés tant que la connexion est active. La déconnexion depuis la page Google Sheets supprime la connexion OAuth et ses jetons de la base de données active Kallina AI. Cette action ne supprime pas le tableau de Google, les contacts déjà importés, les configurations des intégrations ni l’historique des appels. Les données importées sont conservées pour l’utilisation du service ; leur suppression se demande conformément à la section 10. Il n’existe actuellement pas de délai automatique séparé de suppression pour les données importées depuis Sheets.

La déconnexion de Kallina AI ne révoque pas automatiquement l’autorisation dans le compte Google. Vous pouvez retirer l’accès séparément depuis les connexions du compte Google. La suppression de la connexion de la base active ne signifie pas son élimination immédiate des copies de sauvegarde ; pour une demande complète de suppression, écrivez à contact@kallina.info.

Nous ne demandons pas intentionnellement de catégories particulières de données (santé, religion, données biométriques pour l’identification). Si un appelant les mentionne dans la conversation, elles figurent dans l’enregistrement et la transcription ; notre client détermine dans le scénario si l’agent peut les demander.

4. Pourquoi et sur quel fondement

• Réponse à la demande de démo ou de contact (les données de 3.1) : mesures précontractuelles à la demande de la personne.
• Fourniture de la plateforme et du compte (3.2) : exécution du contrat.
• Facturation et comptabilité (3.2) : obligation légale.
• L’exploitation des agents pour les clients (3.3, 3.4) : les instructions du client-opérateur, sur le fondement choisi par celui-ci.
• Sécurité de la plateforme et prévention des abus (3.2, 3.5) : intérêt légitime.
• Messages sur les nouveautés Kallina AI (e-mail) : consentement, que vous pouvez retirer à tout moment.

5. Enregistrement des appels

À partir du 9 septembre 2026, pour les appels qui passent par notre serveur de téléphonie, avant le début de l’enregistrement, un message indiquant que l’appel est enregistré est prononcé, en roumain, en russe ou dans les deux langues. Nous conservons, pour chaque appel, la preuve que le message a été prononcé. Les clients qui relient des agents Kallina AI via leur propre téléphonie sont responsables d’informer les appelants sur ce trajet.

6. À qui nous transmettons les données

Nous ne vendons pas de données à caractère personnel. Nous les transmettons uniquement :

• aux fournisseurs qui nous aident à exploiter le service (liste à la section 7), sur la base d’un contrat ; la demande envoyée via les formulaires du site arrive aussi, sous forme de notification interne, sur Telegram ;
• de notre client, pour les données des appels de son agent, y compris dans le CRM qu’il a relié (par exemple amoCRM/Kommo, Bitrix24, Zoho, Altegio, Odoo, Google Sheets, Syrve) ;
• des autorités, lorsque la loi nous y oblige.

7. Sous-traitants

• OVHcloud : l’hébergement des serveurs (base de données, panneau, téléphonie).
• ElevenLabs : reconnaissance vocale, synthèse vocale, session de conversation.
• Google (Gemini) : modèle de langage et analyse après l’appel.
• Infobip : envoi de SMS.
• Microsoft 365 : e-mail.
• Telegram : notification interne des demandes reçues via les formulaires du site. Il reçoit le nom, les coordonnées et le texte de la demande envoyée via le formulaire.

La liste mise à jour se trouve sur la page Sécurité et données.

8. Transferts internationaux

Les transferts vers des États de l’Espace économique européen ne sont pas des transferts internationaux au sens de la Legea nr. 195/2024 (art. 44 alin. 2). Pour les prestataires situés en dehors de l’EEE, y compris aux États-Unis, nous utilisons les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne (art. 46 alin. 2 lit. c). Les certifications déclarées par les prestataires (par exemple Data Privacy Framework) sont traitées comme des garanties supplémentaires, et non comme un fondement du transfert.

9. Combien de temps nous conservons les données

• Demandes de demo et messages de contact : 24 mois à compter de la réception, s’ils ne deviennent pas une relation contractuelle. Le délai est appliqué automatiquement par le journal dans lequel les demandes sont consignées.
• Données de compte : pendant la durée du contrat.
• Documents de facturation : le délai requis par la législation comptable et fiscale.
• Enregistrements audio, transcriptions et résumés des appels : le délai établi dans le contrat avec le client qui utilise l’agent. Aujourd’hui, la suppression à ce délai n’est pas automatique : nous la faisons à la demande du client-operator ou de la personne concernée, envoyée par écrit à l’adresse de contact. Nous travaillons à la suppression programmée et nous mettrons cette section à jour lorsqu’elle sera en production.

À l’expiration du délai, les données sont supprimées ou rendues anonymes.

10. Vos droits

Vous avez le droit :

• de savoir si nous traitons vos données et d’en recevoir une copie (accès) ;
• de demander la correction des données incorrectes (rectification) ;
• de demander la suppression des données (effacement) ;
• de demander la limitation du traitement ;
• recevoir les données dans un format structuré et les transmettre à un autre responsable du traitement (portabilité) ;
• vous opposer au traitement fondé sur l’intérêt légitime ;
• retirer votre consentement à tout moment, sans affecter le traitement effectué jusque-là ;
• ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé qui vous affecte de manière significative.

Écrivez à contact@kallina.info. Nous répondons dans un délai maximum d’un mois à compter de la réception de la demande. Ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires pour les demandes complexes ou nombreuses ; nous vous en informerons au cours du premier mois. Nous pouvons demander des informations pour confirmer votre identité.

Pour les données des appels d’un agent, la demande peut être traitée le plus rapidement par l’entreprise qui utilise l’agent. Si vous nous écrivez, nous la lui transmettons.

11. Réclamations

Vous pouvez déposer une plainte auprès du Centre national pour la protection des données à caractère personnel de la République de Moldavie (datepersonale.md). Si vous êtes dans l'Union européenne, vous pouvez également vous adresser à l'autorité de protection des données de votre État.

12. Sécurité

Nous utilisons des connexions chiffrées (HTTPS/TLS), un accès aux données limité aux personnes qui en ont besoin, des sessions vocales émises par le serveur et des serveurs gérés par nous. Les mesures sont décrites sur la page Sécurité et données. Si un incident de sécurité affecte vos données et présente un risque, nous en informons l'autorité dans les 72 heures et, le cas échéant, les personnes concernées.

13. Mineurs

Kallina AI est un service pour les entreprises. Nous n’adressons pas le site et la plateforme aux personnes de moins de 18 ans.

14. Modifications

Lorsque nous modifions cette politique, nous changeons la date en haut de page. Les clients ayant un compte sont informés par e-mail des changements importants.

15. Contact

MEGA PROMOTING S.R.L. · IDNO 1019600021765 · contact@kallina.info · +373 61 066 888