Datenschutzrichtlinie

1. Wer wir sind

Diese Richtlinie erläutert, wie MEGA PROMOTING S.R.L. personenbezogene Daten über die Website kallina.info, die Kallina-AI-Plattform (app.kallina.info) und die Kallina-AI-Sprachagenten verarbeitet.

• Verantwortlicher: MEGA PROMOTING S.R.L., Republik Moldau
• IDNO: 1019600021765
• E-Mail, auch für den Datenschutz: contact@kallina.info
• Telefon: +373 61 066 888

Für Personen in der Europäischen Union wenden wir die Verordnung (EU) 2016/679 (GDPR) an. Da wir in der Republik Moldau registriert sind, wenden wir auch das Gesetz Nr. 195/2024 zum Schutz personenbezogener Daten an.

2. Zwei unterschiedliche Rollen

2.1. Wir sind der Verantwortliche für die Daten der Website-Besucher, der Personen, die eine Demo anfragen oder uns schreiben, sowie der Kunden, die ein Konto in Kallina AI erstellen.

2.2. Wir sind der Auftragsverarbeiter für die Daten aus den Anrufen, die die Kallina-AI-Agenten im Namen unserer Kunden führen. In diesem Fall ist der Verantwortliche das Unternehmen, das den Agenten nutzt (zum Beispiel das Geschäft oder die Klinik, die Sie anrufen). Wir verarbeiten diese Daten nur nach ihren Anweisungen auf Grundlage eines Datenverarbeitungsvertrags (DPA). Anfragen zu diesen Daten richten Sie in erster Linie an das jeweilige Unternehmen; wenn Sie uns schreiben, leiten wir sie an das Unternehmen weiter.

3. Welche Daten wir verarbeiten

3.1. Aus den Formularen auf der Website (Demo, Kontakt): Name, Unternehmen, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Beschreibung der Anfrage, die Seite, von der das Formular gesendet wurde, die Seite, auf der Sie die Website betreten haben, der Host der Website, von der Sie gekommen sind, das anonymisierte Präfix der IP-Adresse und, wenn Sie aus einer Kampagne gekommen sind, die Kampagnen-Tags.

3.2. Aus dem Kallina-AI-Konto: Name, E-Mail, Telefon, Rechnungsdaten, Agenteneinstellungen, Protokolle der Zugriffe auf das Dashboard.

3.3. Aus den Anrufen und Gesprächen der Agenten:

• die Telefonnummer des Anrufers oder der angerufenen Person;
• die Audioaufzeichnung des Gesprächs;
• die Transkription des Gesprächs;
• die Zusammenfassung, der Ton des Gesprächs und die extrahierten Felder (zum Beispiel Name, Adresse, Terminzeit, Ergebnis);
• technische Daten des Anrufs: Datum, Uhrzeit, Dauer, Status, der Nachweis, dass der Hinweis auf die Aufzeichnung ausgesprochen wurde.

3.4. Aus der Sprachschaltfläche auf der Website: vom Mikrofon erfasster Ton während des Gesprächs, Transkription und technische Daten der Sitzung. Das Mikrofon wird nur verwendet, nachdem Sie es im Browser erlaubt haben, und nur so lange das Gespräch dauert.

3.5. Technische Daten der Website: IP-Adresse, Browsertyp, aufgerufene Seiten, in den Serverprotokollen. Was die Website im Browser speichert, wird in der Cookie-Richtlinie beschrieben.

3.6. Optionale Google-Sheets-Verbindung

Die Google-Sheets-Verbindung in Kallina AI ist von der Anmeldung im Kallina-AI-Konto getrennt. Sie starten sie auf der Integrationsseite und autorisieren den Zugriff im Google-Bildschirm. Sie können die Plattform ohne diese Verbindung nutzen.

Zugriff und Nutzung: Wir bitten um die Google-Sheets-Berechtigung zum Lesen und Ändern von Tabellenblättern sowie um die Berechtigung für die E-Mail-Adresse des Google-Kontos, die zur Identifizierung der Verbindung verwendet wird. Die Google-Sheets-Berechtigung gilt für die Tabellenblätter, auf die das autorisierte Konto zugreifen kann, nicht nur für eine einzelne Tabelle. In Kallina AI geben Sie den Tabellenlink ein, wählen das Blatt, den Bereich und die Spalten für die konfigurierten Operationen aus. Für diese Integration verlangen wir keine Berechtigung zur Auflistung von Google-Drive-Dateien.

Wir verwenden diese Daten für die Funktionen, die Sie konfigurieren: das Lesen der Struktur und der Werte der Tabelle, den Import von Kontakten, die Synchronisierung von Listen und das Schreiben der Anrufergebnisse in die ausgewählten Spalten. Die von Ihnen konfigurierten Google-Sheets-Abläufe können Tabellenblätter erstellen und Zeilen hinzufügen, aktualisieren, löschen oder Bereiche leeren. Wir verlangen über die Google-Sheets-Integration keinen Zugriff auf den Inhalt von Gmail.

Gespeicherte Daten: die Google-E-Mail-Adresse, die Tabellenkennung, der Blattname, die Spaltenzuordnung und die Integrationseinstellungen; importierte Kontakte einschließlich Name, Telefon, E-Mail, Standort und Sprache; die für den Zugriff und die Erneuerung der Verbindung erforderlichen OAuth-Token; technische Verbindungs- und Betriebsereignisse. Beim Import von Kontakten werden die nicht leeren Werte aus den Spalten A–Z der importierten Zeilen auch als zusätzliche Daten gespeichert, einschließlich der Spalten, die keinem Standardfeld zugeordnet sind. Die Token werden verschlüsselt auf dem Server gespeichert und von den Serverfunktionen für Anfragen an Google verwendet. Wir veröffentlichen die Token weder in der Tabelle noch in der Integrationsoberfläche.

Übermittlung: Die Lese- und Schreibanfragen werden an die Google Sheets API gesendet. Die Kontakte, die Sie importieren, gelangen in Ihren Workspace. Wenn Sie sie in einer Kampagne oder in einem Ablauf verwenden, können die für diese Aktion erforderlichen Daten an Sprachanbieter, KI-Modell-Anbieter oder an die von Ihnen aktivierten Integrationen gelangen, die in den Abschnitten 6 und 7 beschrieben sind. Die OAuth-Autorisierung aktiviert nicht von selbst eine Kampagne und sendet die Kontaktliste nicht automatisch an einen anderen Kunden.

Aufbewahrung und Trennung: Die Token werden gespeichert, solange die Verbindung aktiv ist. Das Trennen auf der Google-Sheets-Seite löscht die OAuth-Verbindung und ihre Token aus der aktiven Kallina AI-Datenbank. Diese Aktion löscht weder die Tabelle in Google noch die bereits importierten Kontakte, die Integrationskonfigurationen oder den Anrufverlauf. Die importierten Daten werden zur Nutzung des Dienstes aufbewahrt; ihre Löschung wird gemäß Abschnitt 10 beantragt. Derzeit gibt es keine separate automatische Frist für die Löschung der aus Sheets importierten Daten.

Das Trennen in Kallina AI widerruft die Berechtigung im Google-Konto nicht automatisch. Sie können den Zugriff separat unter Verbindungen des Google-Kontos entziehen. Das Löschen der Verbindung aus der aktiven Datenbank bedeutet nicht die sofortige Entfernung aus Sicherungskopien; für einen vollständigen Löschantrag schreiben Sie an contact@kallina.info.

Wir verlangen absichtlich keine besonderen Datenkategorien (Gesundheit, Religion, biometrische Daten zur Identifizierung). Wenn ein Anrufer sie im Gespräch nennt, gelangen sie in die Aufzeichnung und Transkription; unser Kunde legt im Szenario fest, ob der Agent sie anfordern darf.

4. Warum und auf welcher Grundlage

• Antwort auf die Demo- oder Kontaktanfrage (die Daten aus 3.1): vorvertragliche Maßnahmen auf Wunsch der betroffenen Person.
• Bereitstellung der Plattform und des Kontos (3.2): Vertragserfüllung.
• Abrechnung und Buchführung (3.2): gesetzliche Verpflichtung.
• Betrieb der Agenten für Kunden (3.3, 3.4): die Anweisungen des Kunden als Verantwortlicher, auf der von diesem gewählten Rechtsgrundlage.
• Sicherheit der Plattform und Missbrauchsverhinderung (3.2, 3.5): berechtigtes Interesse.
• Nachrichten über Neuigkeiten von Kallina AI (E-Mail): Einwilligung, die Sie jederzeit widerrufen können.

5. Aufzeichnung von Anrufen

Ab dem 9. September 2026 wird bei Anrufen, die über unseren Telefonieserver laufen, vor Beginn der Aufzeichnung in Rumänisch, Russisch oder in beiden Sprachen ein Hinweis gesprochen, dass der Anruf aufgezeichnet wird. Wir bewahren für jeden Anruf den Nachweis auf, dass der Hinweis gesprochen wurde. Kunden, die Kallina AI-Agenten über ihre eigene Telefonie anbinden, sind auf diesem Weg für die Information der Anrufer verantwortlich.

6. Wem wir Daten übermitteln

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten. Wir übermitteln sie nur:

• den Dienstleistern, die uns beim Betrieb des Dienstes helfen (die Liste in Abschnitt 7), auf Vertragsbasis; die über die Formulare der Website gesendete Anfrage gelangt als interne Benachrichtigung auch auf Telegram;
• unseres Kunden, für die Daten aus den Anrufen seines Agenten, einschließlich in dem von ihm angebundenen CRM (zum Beispiel amoCRM/Kommo, Bitrix24, Zoho, Altegio, Odoo, Google Sheets, Syrve);
• den Behörden, wenn das Gesetz uns dazu verpflichtet.

7. Unterauftragsverarbeiter

• OVHcloud: das Hosten der Server (Datenbank, Dashboard, Telefonie).
• ElevenLabs: Spracherkennung, Sprachsynthese, Gesprächssitzung.
• Google (Gemini): Sprachmodell und Analyse nach dem Anruf.
• Infobip: Versand von SMS.
• Microsoft 365: E-Mail.
• Telegram: interne Benachrichtigung über Anfragen, die über die Formulare auf der Website eingehen. Es erhält den Namen, die Kontaktdaten und den Text der über das Formular gesendeten Anfrage.

Die aktualisierte Liste finden Sie auf der Seite Sicherheit und Daten.

8. Internationale Übermittlungen

Übermittlungen an Staaten des Europäischen Wirtschaftsraums sind keine internationalen Übermittlungen im Sinne des Gesetzes Nr. 195/2024 (Art. 44 Abs. 2). Für Anbieter außerhalb des EWR, einschließlich aus den USA, verwenden wir die von der Europäischen Kommission angenommenen Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c). Von Anbietern erklärte Zertifizierungen (zum Beispiel Data Privacy Framework) behandeln wir als zusätzliche Garantien, nicht als Rechtsgrundlage für die Übermittlung.

9. Wie lange wir Daten aufbewahren

• Demoanfragen und Kontaktmeldungen: 24 Monate ab Eingang, sofern sie nicht zu einem Vertragsverhältnis werden. Die Frist wird automatisch durch das Protokoll angewendet, in dem die Anfragen erfasst werden.
• Kontodaten: für die Dauer des Vertrags.
• Rechnungsdokumente: die von der Buchhaltungs- und Steuergesetzgebung vorgeschriebene Frist.
• Audioaufnahmen, Transkriptionen und Zusammenfassungen der Anrufe: die im Vertrag mit dem Kunden, der den Agenten nutzt, festgelegte Frist. Heute ist die Löschung zu diesem Zeitpunkt nicht automatisch: Wir führen sie auf Anfrage des Kunden-Verantwortlichen oder der betroffenen Person durch, schriftlich an die Kontaktadresse. Wir arbeiten an der geplanten Löschung und werden diesen Abschnitt aktualisieren, sobald sie läuft.

Nach Ablauf der Frist werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

10. Ihre Rechte

Sie haben das Recht:

• zu erfahren, ob wir Ihre Daten verarbeiten, und eine Kopie zu erhalten (Auskunft);
• die Berichtigung falscher Daten zu verlangen (Berichtigung);
• die Löschung der Daten zu verlangen (Löschung);
• die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen;
• die Daten in einem strukturierten Format zu erhalten und sie an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln (Datenübertragbarkeit);
• der Verarbeitung auf der Grundlage berechtigter Interessen zu widersprechen;
• Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne die bis dahin erfolgte Verarbeitung zu beeinträchtigen;
• nicht einer ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Sie erheblich beeinträchtigt.

Schreiben Sie an contact@kallina.info. Wir antworten spätestens innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags. Die Frist kann für komplexe oder zahlreiche Anträge um weitere zwei Monate verlängert werden; wir informieren Sie im ersten Monat. Wir können Informationen anfordern, um Ihre Identität zu bestätigen.

Für Daten aus den Anrufen eines Agenten kann der Antrag am schnellsten von dem Unternehmen bearbeitet werden, das den Agenten nutzt. Wenn Sie uns schreiben, leiten wir ihn dorthin weiter.

11. Beschwerden

Sie können beim Nationalen Zentrum für den Schutz personenbezogener Daten der Republik Moldau (datepersonale.md) Beschwerde einreichen. Wenn Sie sich in der Europäischen Union befinden, können Sie sich auch an die Datenschutzbehörde Ihres Staates wenden.

12. Sicherheit

Wir verwenden verschlüsselte Verbindungen (HTTPS/TLS), eingeschränkten Datenzugriff nur für Personen, die ihn benötigen, serverseitig ausgegebene Sprachsitzungen und von uns verwaltete Server. Die Maßnahmen sind auf der Seite Sicherheit und Daten beschrieben. Wenn ein Sicherheitsvorfall Ihre Daten betrifft und ein Risiko darstellt, benachrichtigen wir die Behörde innerhalb von 72 Stunden und, falls erforderlich, die betroffenen Personen.

13. Minderjährige

Kallina AI ist ein Dienst für Unternehmen. Wir richten die Website und die Plattform nicht an Personen unter 18 Jahren.

14. Änderungen

Wenn wir diese Richtlinie ändern, ändern wir das Datum oben. Kunden mit einem Konto werden per E-Mail über wichtige Änderungen informiert.

15. Kontakt

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