Politica de confidențialitate

1. Cine suntem

Această politică explică modul în care MEGA PROMOTING S.R.L. prelucrează datele cu caracter personal prin site-ul kallina.info, platforma Kallina AI (app.kallina.info) și agenții vocali Kallina AI.

• Operator: MEGA PROMOTING S.R.L., Republica Moldova
• IDNO: 1019600021765
• E-mail, inclusiv pentru protecția datelor: contact@kallina.info
• Telefon: +373 61 066 888

Pentru persoanele aflate în Uniunea Europeană aplicăm Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR). Fiind înregistrați în Republica Moldova, aplicăm și Legea nr. 195/2024 privind protecția datelor cu caracter personal.

2. Două roluri diferite

2.1. Suntem operator pentru datele vizitatorilor site-ului, ale persoanelor care cer un demo sau ne scriu, și ale clienților care își fac cont în Kallina AI.

2.2. Suntem persoană împuternicită pentru datele din apelurile pe care agenții Kallina AI le poartă în numele clienților noștri. În acest caz, operatorul este firma care folosește agentul (de exemplu, magazinul sau clinica pe care o sunați). Prelucrăm aceste date doar după instrucțiunile ei, pe baza unui acord de prelucrare a datelor (DPA). Cererile privind aceste date se adresează în primul rând firmei respective; dacă ne scrieți nouă, le transmitem firmei.

3. Ce date prelucrăm

3.1. Din formularele de pe site (demo, contact): nume, companie, telefon, e-mail, descrierea cererii, pagina de pe care a fost trimis formularul, pagina pe care ați intrat pe site, gazda site-ului de pe care ați venit, prefixul anonimizat al adresei IP și, dacă ați venit dintr-o campanie, etichetele campaniei.

3.2. Din contul Kallina AI: nume, e-mail, telefon, date de facturare, setările agenților, jurnale de acces în panou.

3.3. Din apelurile și conversațiile agenților:

• numărul de telefon al apelantului sau al persoanei apelate;
• înregistrarea audio a convorbirii;
• transcrierea convorbirii;
• rezumatul, tonul conversației și câmpurile extrase (de exemplu nume, adresă, oră de programare, rezultat);
• date tehnice ale apelului: dată, oră, durată, stare, dovada că anunțul de înregistrare a fost rostit.

3.4. Din butonul vocal de pe site: sunetul captat de microfon pe durata convorbirii, transcrierea și date tehnice ale sesiunii. Microfonul se folosește doar după ce îl permiteți în browser și doar cât durează convorbirea.

3.5. Date tehnice ale site-ului: adresă IP, tip de browser, pagini accesate, în jurnalele serverului. Ce stochează site-ul în browser este descris în Politica de cookie-uri.

3.6. Conectarea opțională Google Sheets

Conexiunea Google Sheets din Kallina AI este separată de autentificarea în contul Kallina AI. O inițiați din pagina integrării și autorizați accesul în ecranul Google. Puteți folosi platforma fără această conexiune.

Acces și utilizare: solicităm permisiunea Google Sheets pentru citirea și modificarea foilor de calcul și permisiunea pentru adresa de e-mail a contului Google, folosită la identificarea conexiunii. Permisiunea Google Sheets se aplică foilor de calcul accesibile contului autorizat, nu doar unui singur tabel. În Kallina AI introduceți linkul tabelului, alegeți foaia, intervalul și coloanele pentru operațiunile configurate. Nu solicităm permisiunea de listare a fișierelor Google Drive pentru această integrare.

Folosim aceste date pentru funcțiile pe care le configurați: citirea structurii și valorilor tabelului, importul contactelor, sincronizarea listelor și scrierea rezultatelor apelurilor în coloanele alese. Fluxurile Google Sheets configurate de dumneavoastră pot crea foi de calcul și pot adăuga, actualiza, șterge rânduri sau goli intervale. Nu cerem acces la conținutul Gmail prin integrarea Google Sheets.

Date păstrate: adresa de e-mail Google, identificatorul tabelului, denumirea foii, maparea coloanelor și setările integrării; contactele importate, inclusiv nume, telefon, e-mail, locație și limbă; tokenurile OAuth necesare accesului și reînnoirii conexiunii; evenimente tehnice de conectare și operare. La importul contactelor, valorile nevide din coloanele A–Z ale rândurilor importate sunt păstrate și ca date suplimentare, inclusiv coloanele care nu sunt mapate la un câmp standard. Tokenurile sunt păstrate criptat pe server și sunt utilizate de funcțiile serverului pentru cererile către Google. Nu publicăm tokenurile în tabel sau în interfața integrării.

Transmitere: cererile de citire și scriere sunt trimise către Google Sheets API. Contactele pe care le importați intră în workspace-ul dumneavoastră. Dacă le folosiți într-o campanie sau într-un flux, datele necesare acelei acțiuni pot ajunge la furnizorii vocali, de model AI sau la integrările activate de dumneavoastră, descrise în secțiunile 6 și 7. Autorizația OAuth nu activează singură o campanie și nu trimite automat lista de contacte către un alt client.

Păstrare și deconectare: tokenurile sunt păstrate cât timp conexiunea este activă. Deconectarea din pagina Google Sheets șterge conexiunea OAuth și tokenurile ei din baza de date activă Kallina AI. Această acțiune nu șterge tabelul din Google, contactele deja importate, configurațiile integrărilor sau istoricul apelurilor. Datele importate se păstrează pentru utilizarea serviciului; ștergerea acestora se solicită conform secțiunii 10. Nu există în prezent un termen automat separat de ștergere pentru datele importate din Sheets.

Deconectarea din Kallina AI nu revocă automat autorizația în contul Google. Puteți retrage separat accesul din conexiunile contului Google. Ștergerea conexiunii din baza activă nu înseamnă eliminarea imediată din copii de siguranță; pentru o cerere completă de ștergere scrieți la contact@kallina.info.

Nu cerem intenționat categorii speciale de date (sănătate, religie, date biometrice pentru identificare). Dacă un apelant le spune în convorbire, ele ajung în înregistrare și transcriere; clientul nostru stabilește în scenariu dacă agentul le poate cere.

4. De ce și pe ce temei

• Răspuns la cererea de demo sau contact (datele de la 3.1): măsuri precontractuale la cererea persoanei.
• Furnizarea platformei și a contului (3.2): executarea contractului.
• Facturare și evidență contabilă (3.2): obligație legală.
• Operarea agenților pentru clienți (3.3, 3.4): instrucțiunile clientului-operator, pe temeiul ales de acesta.
• Securitatea platformei și prevenirea abuzului (3.2, 3.5): interes legitim.
• Mesaje despre noutăți Kallina AI (e-mail): consimțământ, pe care îl puteți retrage oricând.

5. Înregistrarea apelurilor

Din 9 septembrie 2026, la apelurile care trec prin serverul nostru de telefonie, înainte de pornirea înregistrării se rostește un anunț că apelul este înregistrat, în română, rusă sau ambele. Păstrăm, pentru fiecare apel, dovada că anunțul a fost rostit. Clienții care leagă agenți Kallina AI prin propria telefonie răspund de informarea apelanților pe acel traseu.

6. Cui transmitem datele

Nu vindem date cu caracter personal. Le transmitem doar:

• furnizorilor care ne ajută să operăm serviciul (lista din secțiunea 7), pe bază de contract; cererea trimisă prin formularele site-ului ajunge, ca notificare internă, și pe Telegram;
• clientului nostru, pentru datele din apelurile agentului său, inclusiv în CRM-ul pe care l-a legat (de exemplu amoCRM/Kommo, Bitrix24, Zoho, Altegio, Odoo, Google Sheets, Syrve);
• autorităților, când legea ne obligă.

7. Sub-procesatori

• OVHcloud: găzduirea serverelor (bază de date, panou, telefonie).
• ElevenLabs: recunoașterea vorbirii, sinteza vocii, sesiunea conversației.
• Google (Gemini): model de limbaj și analiză după apel.
• Infobip: trimiterea SMS-urilor.
• Microsoft 365: e-mail.
• Telegram: notificarea internă a cererilor primite prin formularele de pe site. Primește numele, datele de contact și textul cererii trimise prin formular.

Lista actualizată este pe pagina Securitate și date.

8. Transferuri internaționale

Transferurile către statele Spațiului Economic European nu sunt transferuri internaționale în sensul Legii nr. 195/2024 (art. 44 alin. 2). Pentru furnizorii din afara SEE, inclusiv din SUA, folosim clauzele contractuale standard adoptate de Comisia Europeană (art. 46 alin. 2 lit. c). Certificările declarate de furnizori (de exemplu Data Privacy Framework) le tratăm ca garanții suplimentare, nu ca temei de transfer.

9. Cât timp păstrăm datele

• Cereri de demo și mesaje de contact: 24 de luni de la primire, dacă nu devin relație contractuală. Termenul este aplicat automat de jurnalul în care se scriu cererile.
• Date de cont: pe durata contractului.
• Documente de facturare: termenul cerut de legislația contabilă și fiscală.
• Înregistrări audio, transcrieri și rezumate ale apelurilor: termenul stabilit în contractul cu clientul care folosește agentul. Astăzi ștergerea la acest termen nu este automată: o facem la cererea clientului-operator sau a persoanei vizate, scrisă pe adresa de contact. Lucrăm la ștergerea programată și vom actualiza această secțiune când rulează.

La expirarea termenului, datele se șterg sau se anonimizează.

10. Drepturile dumneavoastră

Aveți dreptul:

• să aflați dacă vă prelucrăm datele și să primiți o copie (acces);
• să cereți corectarea datelor greșite (rectificare);
• să cereți ștergerea datelor (ștergere);
• să cereți limitarea prelucrării;
• să primiți datele într-un format structurat și să le transmiteți altui operator (portabilitate);
• să vă opuneți prelucrării bazate pe interes legitim;
• să vă retrageți consimțământul oricând, fără a afecta prelucrarea făcută până atunci;
• să nu fiți supus unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată care vă afectează semnificativ.

Scrieți la contact@kallina.info. Răspundem în cel mult o lună de la primirea cererii. Termenul se poate prelungi cu încă două luni pentru cereri complexe sau numeroase; vă anunțăm în prima lună. Putem cere informații pentru a vă confirma identitatea.

Pentru datele din apelurile unui agent, cererea o poate trata cel mai repede firma care folosește agentul. Dacă ne scrieți nouă, o transmitem acesteia.

11. Plângeri

Puteți depune plângere la Centrul Național pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal al Republicii Moldova (datepersonale.md). Dacă sunteți în Uniunea Europeană, vă puteți adresa și autorității de protecție a datelor din statul dumneavoastră.

12. Securitate

Folosim conexiuni criptate (HTTPS/TLS), acces la date limitat la persoanele care au nevoie de el, sesiuni vocale emise de server și servere administrate de noi. Măsurile sunt descrise pe pagina Securitate și date. Dacă un incident de securitate afectează datele dumneavoastră și prezintă risc, anunțăm autoritatea în 72 de ore și, când e cazul, persoanele afectate.

13. Minori

Kallina AI este un serviciu pentru firme. Nu adresăm site-ul și platforma persoanelor sub 18 ani.

14. Modificări

Când modificăm această politică, schimbăm data de sus. Clienții cu cont sunt anunțați pe e-mail despre modificările importante.

15. Contact

MEGA PROMOTING S.R.L. · IDNO 1019600021765 · contact@kallina.info · +373 61 066 888