Polityka prywatności

1. Kim jesteśmy

Niniejsza polityka wyjaśnia, w jaki sposób MEGA PROMOTING S.R.L. przetwarza dane osobowe za pośrednictwem strony kallina.info, platformy Kallina AI (app.kallina.info) oraz agentów głosowych Kallina AI.

• Operator: MEGA PROMOTING S.R.L., Republika Mołdawii
• IDNO: 1019600021765
• E-mail, w tym do spraw ochrony danych: contact@kallina.info
• Telefon: +373 61 066 888

W przypadku osób znajdujących się w Unii Europejskiej stosujemy Rozporządzenie (UE) 2016/679 (RODO). Jako podmiot zarejestrowany w Republice Mołdawii stosujemy również Ustawę nr 195/2024 o ochronie danych osobowych.

2. Dwie różne role

2.1. Jesteśmy administratorem danych odwiedzających stronę, osób proszących o demo lub piszących do nas oraz klientów, którzy zakładają konto w Kallina AI.

2.2. Jesteśmy podmiotem przetwarzającym dane z połączeń prowadzonych przez agentów Kallina AI w imieniu naszych klientów. W tym przypadku administratorem jest firma korzystająca z agenta (na przykład sklep lub klinika, do której dzwonicie). Przetwarzamy te dane wyłącznie zgodnie z jej instrukcjami, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych (DPA). Wnioski dotyczące tych danych należy kierować przede wszystkim do tej firmy; jeśli napiszecie do nas, przekażemy je firmie.

3. Jakie dane przetwarzamy

3.1. Z formularzy na stronie (demo, kontakt): imię i nazwisko, firma, telefon, e-mail, opis prośby, strona, z której wysłano formularz, strona, na którą weszłaś/wszedłeś na witrynę, host witryny, z którego przyszłaś/przyszedłeś, zanonimizowany prefiks adresu IP oraz, jeśli przyszłaś/przyszedłeś z kampanii, etykiety kampanii.

3.2. Z konta Kallina AI: imię i nazwisko, e-mail, telefon, dane do fakturowania, ustawienia agentów, dzienniki dostępu do panelu.

3.3. Z połączeń i rozmów agentów:

• numer telefonu osoby dzwoniącej lub osoby, do której dzwoniono;
• nagranie audio rozmowy;
• transkrypcja rozmowy;
• podsumowanie, ton rozmowy i wyodrębnione pola (na przykład imię i nazwisko, adres, godzina wizyty, wynik);
• dane techniczne połączenia: data, godzina, czas trwania, status, dowód, że komunikat o nagrywaniu został wypowiedziany.

3.4. Z przycisku głosowego na stronie: dźwięk przechwycony przez mikrofon podczas rozmowy, transkrypcja oraz dane techniczne sesji. Mikrofon jest używany tylko po zezwoleniu w przeglądarce i tylko przez czas trwania rozmowy.

3.5. Dane techniczne strony: adres IP, typ przeglądarki, odwiedzane strony, w logach serwera. To, co strona zapisuje w przeglądarce, opisano w Polityce plików cookie.

3.6. Opcjonalne połączenie Google Sheets

Połączenie Google Sheets w Kallina AI jest oddzielone od logowania do konta Kallina AI. Inicjujecie je na stronie integracji i autoryzujecie dostęp w ekranie Google. Możecie korzystać z platformy bez tego połączenia.

Dostęp i użycie: prosimy o uprawnienie Google Sheets do odczytu i modyfikacji arkuszy kalkulacyjnych oraz o uprawnienie do adresu e-mail konta Google, używanego do identyfikacji połączenia. Uprawnienie Google Sheets dotyczy arkuszy dostępnych dla autoryzowanego konta, a nie tylko jednego arkusza. W Kallina AI wprowadzacie link do arkusza, wybieracie arkusz, zakres i kolumny dla skonfigurowanych operacji. Nie prosimy o uprawnienie do listowania plików Google Drive dla tej integracji.

Używamy tych danych do funkcji, które konfigurujecie: odczytu struktury i wartości arkusza, importu kontaktów, synchronizacji list oraz zapisywania wyników połączeń w wybranych kolumnach. Skonfigurowane przez Was przepływy Google Sheets mogą tworzyć arkusze kalkulacyjne oraz dodawać, aktualizować, usuwać wiersze lub czyścić zakresy. Nie prosimy o dostęp do treści Gmail przez integrację Google Sheets.

Przechowywane dane: adres e-mail Google, identyfikator arkusza, nazwa arkusza, mapowanie kolumn i ustawienia integracji; importowane kontakty, w tym imię i nazwisko, telefon, e-mail, lokalizacja i język; tokeny OAuth niezbędne do dostępu i odświeżania połączenia; techniczne zdarzenia połączenia i działania. Przy imporcie kontaktów niepuste wartości z kolumn A–Z importowanych wierszy są zachowywane także jako dane dodatkowe, w tym kolumny, które nie są mapowane na standardowe pole. Tokeny są przechowywane zaszyfrowane na serwerze i używane przez funkcje serwera do żądań do Google. Nie publikujemy tokenów w arkuszu ani w interfejsie integracji.

Przekazywanie: żądania odczytu i zapisu są wysyłane do Google Sheets API. Kontakty, które importujecie, trafiają do Waszego workspace. Jeśli użyjecie ich w kampanii lub w przepływie, dane niezbędne do tej czynności mogą trafić do dostawców głosowych, modelu AI lub aktywowanych przez Was integracji opisanych w sekcjach 6 i 7. Autoryzacja OAuth sama nie uruchamia kampanii i nie wysyła automatycznie listy kontaktów do innego klienta.

Przechowywanie i odłączenie: tokeny są przechowywane tak długo, jak połączenie jest aktywne. Odłączenie z strony Google Sheets usuwa połączenie OAuth i jego tokeny z aktywnej bazy danych Kallina AI. To działanie nie usuwa arkusza w Google, już zaimportowanych kontaktów, konfiguracji integracji ani historii połączeń. Zaimportowane dane są przechowywane do korzystania z usługi; ich usunięcie można zgłosić zgodnie z sekcją 10. Obecnie nie ma oddzielnego automatycznego terminu usuwania dla danych zaimportowanych z Sheets.

Odłączenie od Kallina AI nie cofa automatycznie autoryzacji w koncie Google. Możecie osobno wycofać dostęp w połączeniach konta Google. Usunięcie połączenia z aktywnej bazy nie oznacza natychmiastowego usunięcia z kopii zapasowych; w celu pełnego żądania usunięcia napiszcie na contact@kallina.info.

Nie żądamy celowo szczególnych kategorii danych (zdrowie, religia, dane biometryczne do identyfikacji). Jeśli osoba dzwoniąca poda je w rozmowie, trafiają do nagrania i transkrypcji; nasz klient określa w scenariuszu, czy agent może ich żądać.

4. Dlaczego i na jakiej podstawie

• Odpowiedź na prośbę o demo lub kontakt (dane z 3.1): działania przedumowne na prośbę osoby.
• Udostępnianie platformy i konta (3.2): wykonanie umowy.
• Fakturowanie i ewidencja księgowa (3.2): obowiązek prawny.
• Obsługa agentów dla klientów (3.3, 3.4): instrukcje klienta-operatora, na wybranej przez tę osobę podstawie.
• Bezpieczeństwo platformy i zapobieganie nadużyciom (3.2, 3.5): prawnie uzasadniony interes.
• Wiadomości o nowościach Kallina AI (e-mail): zgoda, którą możecie wycofać w dowolnym momencie.

5. Nagrywanie rozmów

Od 9 września 2026 r. w połączeniach przechodzących przez nasz serwer telefonii, przed rozpoczęciem nagrywania wypowiadany jest komunikat, że połączenie jest nagrywane, w języku rumuńskim, rosyjskim lub w obu. Dla każdego połączenia przechowujemy dowód, że komunikat został wypowiedziany. Klienci, którzy łączą agentów Kallina AI przez własną telefonię, odpowiadają za poinformowanie dzwoniących na tej trasie.

6. Komu przekazujemy dane

Nie sprzedajemy danych osobowych. Przekazujemy je tylko:

• dostawcom, którzy pomagają nam obsługiwać usługę (lista w sekcji 7), na podstawie umowy; prośba wysłana przez formularze strony trafia, jako wewnętrzne powiadomienie, także na Telegram;
• naszego klienta, w odniesieniu do danych z rozmów prowadzonych przez jego agenta, w tym w podłączonym przez niego CRM (na przykład amoCRM/Kommo, Bitrix24, Zoho, Altegio, Odoo, Google Sheets, Syrve);
• organom, gdy prawo nas do tego zobowiązuje.

7. Podprzetwarzający

• OVHcloud: hosting serwerów (baza danych, panel, telefonia).
• ElevenLabs: rozpoznawanie mowy, synteza głosu, sesja rozmowy.
• Google (Gemini): model językowy i analiza po rozmowie.
• Infobip: wysyłanie SMS-ów.
• Microsoft 365: e-mail.
• Telegram: wewnętrzne powiadomienie o prośbach otrzymanych przez formularze na stronie. Otrzymuje imię i nazwisko, dane kontaktowe oraz tekst prośby wysłanej przez formularz.

Zaktualizowana lista jest na stronie Bezpieczeństwo i dane.

8. Transfery międzynarodowe

Transfery do państw Europejskiego Obszaru Gospodarczego nie są transferami międzynarodowymi w rozumieniu Legea nr. 195/2024 (art. 44 alin. 2). W przypadku dostawców spoza EOG, w tym z USA, stosujemy standardowe klauzule umowne przyjęte przez Komisję Europejską (art. 46 alin. 2 lit. c). Deklarowane przez dostawców certyfikacje (na przykład Data Privacy Framework) traktujemy jako dodatkowe gwarancje, a nie jako podstawę transferu.

9. Jak długo przechowujemy dane

• Prośby o demo i wiadomości kontaktowe: 24 miesiące od otrzymania, jeśli nie stają się relacją umowną. Termin jest stosowany automatycznie przez dziennik, w którym zapisywane są prośby.
• Dane konta: przez czas trwania umowy.
• Dokumenty księgowe: przez okres wymagany przez przepisy rachunkowe i podatkowe.
• Nagrania audio, transkrypcje i streszczenia rozmów: termin określony w umowie z klientem korzystającym z agenta. Obecnie usunięcie po tym terminie nie jest automatyczne: robimy to na żądanie klienta-operatora lub osoby, której dane dotyczą, wysłane na adres kontaktowy. Pracujemy nad zaplanowanym usuwaniem i zaktualizujemy tę sekcję, gdy zacznie działać.

Po upływie terminu dane są usuwane albo anonimizowane.

10. Wasze prawa

Masz prawo:

• dowiedzieć się, czy przetwarzamy wasze dane, i otrzymać kopię (dostęp);
• zażądać sprostowania nieprawidłowych danych (sprostowanie);
• zażądać usunięcia danych (usunięcie);
• zażądać ograniczenia przetwarzania;
• otrzymać dane w ustrukturyzowanym formacie i przekazać je innemu operatorowi (przenoszenie);
• sprzeciwić się przetwarzaniu opartemu na prawnie uzasadnionym interesie;
• wycofać swoją zgodę w dowolnym momencie, bez wpływu na przetwarzanie dokonane do tego czasu;
• nie podlegać decyzji opartej wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, która wywołuje wobec Ciebie istotne skutki.

Napisz na contact@kallina.info. Odpowiadamy w ciągu maksymalnie miesiąca od otrzymania wniosku. Termin można przedłużyć o kolejne dwa miesiące w przypadku skomplikowanych lub licznych wniosków; poinformujemy Cię w pierwszym miesiącu. Możemy poprosić o informacje, aby potwierdzić Twoją tożsamość.

W przypadku danych z rozmów agenta, wniosek może najszybciej rozpatrzyć firma korzystająca z agenta. Jeśli napiszesz do nas, przekażemy go tej firmie.

11. Skargi

Możesz złożyć skargę do Krajowego Centrum Ochrony Danych Osobowych Republiki Mołdawii (datepersonale.md). Jeśli znajdujesz się w Unii Europejskiej, możesz też zwrócić się do organu ochrony danych w swoim państwie.

12. Bezpieczeństwo

Korzystamy z szyfrowanych połączeń (HTTPS/TLS), dostępu do danych ograniczonego do osób, które go potrzebują, sesji głosowych wydawanych przez serwer oraz serwerów zarządzanych przez nas. Środki są opisane na stronie Bezpieczeństwo i dane. Jeśli incydent bezpieczeństwa dotyczy Twoich danych i stwarza ryzyko, powiadamiamy organ w ciągu 72 godzin oraz, gdy to konieczne, osoby, których to dotyczy.

13. Małoletni

Kallina AI to usługa dla firm. Nie kierujemy strony i platformy do osób poniżej 18 lat.

14. Zmiany

Gdy zmieniamy tę politykę, zmieniamy datę u góry. Klienci posiadający konto są informowani e-mailem o istotnych zmianach.

15. Kontakt

MEGA PROMOTING S.R.L. · IDNO 1019600021765 · contact@kallina.info · +373 61 066 888