Informativa sulla privacy

1. Chi siamo

La presente informativa spiega come MEGA PROMOTING S.R.L. tratta i dati personali tramite il sito kallina.info, la piattaforma Kallina AI (app.kallina.info) e gli agenti vocali Kallina AI.

• Operatore: MEGA PROMOTING S.R.L., Repubblica Moldova
• IDNO: 1019600021765
• E-mail, compresa quella per la protezione dei dati: contact@kallina.info
• Telefono: +373 61 066 888

Per le persone che si trovano nell'Unione Europea applichiamo il Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR). Essendo registrati nella Repubblica Moldova, applichiamo anche la Legge nr. 195/2024 sulla protezione dei dati personali.

2. Due ruoli diversi

2.1. Siamo il titolare del trattamento dei dati dei visitatori del sito, delle persone che richiedono una demo o ci scrivono, e dei clienti che creano un account in Kallina AI.

2.2. Siamo il responsabile del trattamento per i dati delle chiamate che gli agenti Kallina AI effettuano per conto dei nostri clienti. In questo caso, il titolare è l'azienda che utilizza l'agente (ad esempio, il negozio o la clinica che chiamate). Trattiamo questi dati solo secondo le sue istruzioni, sulla base di un accordo sul trattamento dei dati (DPA). Le richieste relative a questi dati devono essere rivolte innanzitutto a tale azienda; se scrivete a noi, le inoltriamo all'azienda.

3. Quali dati trattiamo

3.1. Dai moduli del sito (demo, contatto): nome, azienda, telefono, e-mail, descrizione della richiesta, pagina da cui è stato inviato il modulo, pagina da cui siete entrati nel sito, host del sito da cui provenivate, prefisso anonimizzato dell'indirizzo IP e, se provenivate da una campagna, le etichette della campagna.

3.2. Dal conto Kallina AI: nome, e-mail, telefono, dati di fatturazione, impostazioni degli agenti, registri di accesso al pannello.

3.3. Dalle chiamate e dalle conversazioni degli agenti:

• il numero di telefono del chiamante o della persona chiamata;
• la registrazione audio della conversazione;
• la trascrizione della conversazione;
• il riepilogo, il tono della conversazione e i campi estratti (ad esempio nome, indirizzo, ora dell'appuntamento, risultato);
• dati tecnici della chiamata: data, ora, durata, stato, la prova che l'avviso di registrazione è stato pronunciato.

3.4. Dal pulsante vocale sul sito: l’audio captato dal microfono durante la conversazione, la trascrizione e i dati tecnici della sessione. Il microfono viene usato solo dopo che lo consentite nel browser e solo per la durata della conversazione.

3.5. Dati tecnici del sito: indirizzo IP, tipo di browser, pagine visitate, nei registri del server. Ciò che il sito memorizza nel browser è descritto nella Politica sui cookie.

3.6. Connessione opzionale a Google Sheets

La connessione a Google Sheets in Kallina AI è separata dall'autenticazione nell'account Kallina AI. La avviate dalla pagina dell'integrazione e autorizzate l'accesso nella schermata Google. Potete usare la piattaforma senza questa connessione.

Accesso e utilizzo: richiediamo l'autorizzazione di Google Sheets per la lettura e la modifica dei fogli di calcolo e l'autorizzazione per l'indirizzo e-mail dell'account Google, usato per identificare la connessione. L'autorizzazione di Google Sheets si applica ai fogli di calcolo accessibili all'account autorizzato, non solo a un singolo foglio. In Kallina AI inserite il link del foglio, scegliete il foglio, l'intervallo e le colonne per le operazioni configurate. Non richiediamo l'autorizzazione per elencare i file di Google Drive per questa integrazione.

Usiamo questi dati per le funzioni che configurate: lettura della struttura e dei valori del foglio, importazione dei contatti, sincronizzazione degli elenchi e scrittura dei risultati delle chiamate nelle colonne scelte. I flussi di Google Sheets configurati da voi possono creare fogli di calcolo e possono aggiungere, aggiornare, eliminare righe o svuotare intervalli. Non richiediamo l'accesso al contenuto di Gmail tramite l'integrazione Google Sheets.

Dati conservati: l'indirizzo e-mail Google, l'identificatore del foglio, il nome del foglio, la mappatura delle colonne e le impostazioni dell'integrazione; i contatti importati, inclusi nome, telefono, e-mail, posizione e lingua; i token OAuth necessari per l'accesso e il rinnovo della connessione; eventi tecnici di connessione e operatività. Al momento dell'importazione dei contatti, i valori non vuoti nelle colonne A–Z delle righe importate sono conservati anche come dati aggiuntivi, incluse le colonne non mappate a un campo standard. I token sono conservati crittografati sul server e sono utilizzati dalle funzioni del server per le richieste a Google. Non pubblichiamo i token nel foglio o nell'interfaccia dell'integrazione.

Trasmissione: le richieste di lettura e scrittura vengono inviate a Google Sheets API. I contatti che importate entrano nel vostro workspace. Se li usate in una campagna o in un flusso, i dati necessari a quell'azione possono arrivare ai fornitori vocali, di modelli AI o alle integrazioni da voi attivate, descritte nelle sezioni 6 e 7. L'autorizzazione OAuth non attiva da sola una campagna e non invia automaticamente l'elenco dei contatti a un altro cliente.

Conservazione e disconnessione: i token vengono conservati finché la connessione è attiva. La disconnessione dalla pagina Google Sheets elimina la connessione OAuth e i suoi token dal database attivo di Kallina AI. Questa azione non elimina il foglio in Google, i contatti già importati, le configurazioni delle integrazioni o la cronologia delle chiamate. I dati importati vengono conservati per l’utilizzo del servizio; la loro eliminazione si richiede conformemente alla sezione 10. Al momento non esiste un termine automatico separato di eliminazione per i dati importati da Sheets.

La disconnessione da Kallina AI non revoca automaticamente l’autorizzazione nell’account Google. Potete revocare separatamente l’accesso dalle connessioni dell’account Google. La cancellazione della connessione dal database attivo non significa l’eliminazione immediata dalle copie di sicurezza; per una richiesta completa di eliminazione scrivete a contact@kallina.info.

Non richiediamo intenzionalmente categorie particolari di dati (salute, religione, dati biometrici per l'identificazione). Se un chiamante li comunica durante la conversazione, finiscono nella registrazione e nella trascrizione; il nostro cliente stabilisce nello scenario se l'agente può richiederli.

4. Perché e su quale base

• Risposta alla richiesta di demo o contatto (i dati di 3.1): misure precontrattuali su richiesta della persona.
• Fornitura della piattaforma e dell’account (3.2): esecuzione del contratto.
• Fatturazione e contabilità (3.2): obbligo di legge.
• Operare degli agenti per i clienti (3.3, 3.4): le istruzioni del cliente-operatore, sulla base da lui scelta.
• Sicurezza della piattaforma e prevenzione degli abusi (3.2, 3.5): interesse legittimo.
• Messaggi sulle novità Kallina AI (e-mail): consenso, che potete revocare in qualsiasi momento.

5. Registrazione delle chiamate

Dal 9 settembre 2026, nelle chiamate che passano attraverso il nostro server di telefonia, prima dell’avvio della registrazione viene pronunciato un avviso che la chiamata è registrata, in romeno, russo o in entrambe le lingue. Conserviamo, per ogni chiamata, la prova che l’avviso è stato pronunciato. I clienti che collegano gli agenti Kallina AI tramite la propria telefonia sono responsabili dell’informazione dei chiamanti su quel percorso.

6. A chi trasmettiamo i dati

Non vendiamo dati personali. Li trasmettiamo solo:

• ai fornitori che ci aiutano a gestire il servizio (elenco nella sezione 7), sulla base di un contratto; la richiesta inviata tramite i moduli del sito arriva, come notifica interna, anche su Telegram;
• al nostro cliente, per i dati delle chiamate del suo agente, incluso nel CRM che ha collegato (ad esempio amoCRM/Kommo, Bitrix24, Zoho, Altegio, Odoo, Google Sheets, Syrve);
• alle autorità, quando la legge ci obbliga.

7. Sub-responsabili

• OVHcloud: l’hosting dei server (database, pannello, telefonia).
• ElevenLabs: riconoscimento del parlato, sintesi vocale, sessione della conversazione.
• Google (Gemini): modello linguistico e analisi dopo la chiamata.
• Infobip: invio degli SMS.
• Microsoft 365: e-mail.
• Telegram: la notifica interna delle richieste ricevute tramite i moduli del sito. Riceve il nome, i dati di contatto e il testo della richiesta inviata tramite il modulo.

L'elenco aggiornato è sulla pagina Sicurezza e dati.

8. Trasferimenti internazionali

I trasferimenti verso gli Stati dello Spazio Economico Europeo non sono trasferimenti internazionali ai sensi della Legge nr. 195/2024 (art. 44 alin. 2). Per i fornitori al di fuori del SEE, inclusi quelli degli USA, usiamo le clausole contrattuali standard adottate dalla Commissione Europea (art. 46 alin. 2 lit. c). Le certificazioni dichiarate dai fornitori (ad esempio Data Privacy Framework) le trattiamo come garanzie supplementari, non come base per il trasferimento.

9. Per quanto tempo conserviamo i dati

• Richieste di demo e messaggi di contatto: 24 mesi dalla ricezione, se non diventano rapporto contrattuale. Il termine è applicato automaticamente dal registro in cui vengono annotate le richieste.
• Dati dell’account: per la durata del contratto.
• Documenti di fatturazione: il termine richiesto dalla normativa contabile e fiscale.
• Registrazioni audio, trascrizioni e riepiloghi delle chiamate: il termine stabilito nel contratto con il cliente che utilizza l'agente. Oggi la cancellazione a questo termine non è automatica: la facciamo su richiesta del cliente-titolare del trattamento o dell'interessato, scritta all'indirizzo di contatto. Lavoriamo alla cancellazione programmata e aggiorneremo questa sezione quando sarà attiva.

Alla scadenza del termine, i dati vengono cancellati o anonimizzati.

10. I vostri diritti

Avete il diritto:

• di sapere se trattiamo i vostri dati e di riceverne una copia (accesso);
• di chiedere la correzione dei dati errati (rettifica);
• di chiedere la cancellazione dei dati (cancellazione);
• di chiedere la limitazione del trattamento;
• di ricevere i dati in un formato strutturato e di trasmetterli a un altro titolare del trattamento (portabilità);
• sì opporre al trattamento basato sul legittimo interesse;
• revocare il vostro consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare il trattamento effettuato fino a quel momento;
• di non essere sottoposti a una decisione basata esclusivamente sul trattamento automatico che vi incide significativamente.

Scrivete a contact@kallina.info. Rispondiamo entro un mese dal ricevimento della richiesta. Il termine può essere prorogato di altri due mesi per richieste complesse o numerose; ve ne informiamo entro il primo mese. Possiamo chiedere informazioni per confermare la vostra identità.

Per i dati delle chiamate di un agente, la richiesta può essere trattata più rapidamente dall’azienda che utilizza l’agente. Se scrivete a noi, la trasmettiamo a quest’ultima.

11. Reclami

Potete presentare un reclamo al Centro Nazionale per la Protezione dei Dati Personali della Repubblica Moldova (datepersonale.md). Se vi trovate nell'Unione Europea, potete rivolgervi anche all'autorità per la protezione dei dati del vostro Stato.

12. Sicurezza

Usiamo connessioni criptate (HTTPS/TLS), accesso ai dati limitato alle persone che ne hanno bisogno, sessioni vocali emesse dal server e server gestiti da noi. Le misure sono descritte nella pagina Sicurezza e dati. Se un incidente di sicurezza riguarda i vostri dati e comporta un rischio, notifichiamo l’autorità entro 72 ore e, se del caso, le persone interessate.

13. Minori

Kallina AI è un servizio per aziende. Non indirizziamo il sito e la piattaforma a persone di età inferiore a 18 anni.

14. Modifiche

Quando modifichiamo questa politica, cambiamo la data in alto. I clienti con account vengono informati via e-mail delle modifiche importanti.

15. Contatto

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