Chiamate in entrata
Un agente che risponde alle chiamate e sa quando chiamare una persona
L’agente Kallina risponde sul vostro numero, scopre cosa vuole la persona, risponde con le informazioni approvate, annota la richiesta o effettua la prenotazione. Ciò che esce dal suo ruolo arriva a un collega, con tutto il contesto.
- AgenteBuongiorno, la chiamata è registrata. Come posso aiutarLa?
- ClienteVorrei sapere se lavorate il sabato e quanto costa la diagnostica.
- AgenteIl sabato lavoriamo fino alle 14. Il prezzo della diagnosi glielo dirà un collega; posso trasferirla ora.
- ClienteSì, mi trasferisca.
Cosa fa l’agente su una chiamata in entrata
Risponde alle domande ripetute
Orari, indirizzi, condizioni, documenti necessari, lo stato di una richiesta. Solo dalla base di conoscenza che avete approvato.
Registra la richiesta
Nome, telefono, motivo della chiamata e altri campi che richiedete. I dati arrivano nel CRM o nella tabella.
Esegue l’azione consentita
Cerca un intervallo libero, crea un lead, invia un SMS di conferma. L’agente ha accesso solo agli strumenti che gli fornite.
Trasferisce a un operatore
Su richiesta del chiamante, sugli argomenti che contrassegnate come sensibili o quando non ha la risposta.
Come arriva la chiamata all’agente
Il numero
Un nuovo numero locale tramite operatori SIP, oppure il trasferimento delle chiamate dal numero che avete già.
Le regole dell’orario
Impostate quando risponde l’agente: tutto il giorno, solo fuori orario oppure solo quando gli operatori sono occupati.
L'annuncio di registrazione
Per le chiamate che passano tramite la telefonia Kallina, il chiamante sente che la chiamata è registrata, prima che inizi la registrazione audio.
Conversazione
L'agente segue lo scenario scritto e il chiamante può interromperlo in qualsiasi momento.
Dopo la chiamata
Trascrizione, registrazione, riepilogo e risultato, per ogni chiamata, nel pannello e nel CRM.
Regole di passaggio a un umano
Il trasferimento è la parte più importante di un assistente di reception. Lo scriviamo insieme a voi, prima dell’avvio.
- Richiesta esplicita
- Il chiamante dice che vuole parlare con un umano. L’agente non insiste e trasferisce.
- Argomento sensibile
- Reclami, soldi, dati medici o giuridici: l’agente annota brevemente e passa la conversazione.
- Nessuna risposta in base
- L’agente non improvvisa. Dice che chiede a un collega e trasferisce oppure promette di richiamare.
- Nessuno disponibile
- Se non risponde nessun operatore, l’agente prende i dati e la richiesta arriva nel CRM come attività di richiamata.
Domande frequenti
Dobbiamo cambiare il numero di telefono?
Non necessariamente. Potete inoltrare le chiamate dal numero esistente a Kallina, tutte oppure solo in certe fasce orarie.
L’agente può gestire più chiamate contemporaneamente?
Sì, ogni chiamata ha la propria conversazione. I limiti concreti dipendono dal piano e dalla linea telefonica; li definiamo in fase di configurazione.
Cosa sente il chiamante all’inizio?
L’avviso che la chiamata è registrata, poi il saluto dell’agente. Il testo del saluto lo scegliete voi.
Possiamo ascoltare le chiamate?
Sì. Ogni chiamata ha registrazione, trascrizione e riepilogo nel pannello Kallina, per le persone a cui concedete accesso.
L’agente dice che è un assistente virtuale?
Consigliamo di dirlo nel saluto. Non costruiamo agenti che si presentano come persone.
Portate tre domande che ricevete ogni giorno
Alla demo configuriamo un agente su di esse e lo chiamate.