Paneleyi açmadan önce

İyi bir asistan kâğıt üzerinde başlar. Tek bir çağrı türü seçin, örneğin randevu onayı ya da teklif taleplerinin alınması, ve bunun için şunu yazın:

  • aramanın amacı, tek bir cümlede;
  • ajanın hangi bilgileri, bir iş arkadaşının soracağı sırayla öğrenmesi gerektiği;
  • neleri söyleyebileceği ve neleri söyleyemeyeceği (fiyatlar, süreler, vaatler);
  • ne zaman bir insana aktarır ve hangi numaraya;
  • aramanın ardından ne kalması gerektiği: bir sonuç, birkaç alan, bir not.

Bunu bir sayfaya yazamıyorsanız, akış ilk ajan için fazla büyüktür. Parçalara ayırın.

1. Ajanı oluşturun

Yeni ajanlar şablonsuz, boş olarak başlar. Ona ne yaptığını söyleyen bir ad verin („Randevu Onayları”, „Ajan 1” değil) ve konuşma dilini ayarlayın.

2. İlk repliği ve talimatları yazın

İlk yanıt, kişi cevap verdikten hemen sonra veya kayıt duyurusundan sonra duyduğu şeydir. Kısa: kimin aradığı ve neden.

Talimatlar, asistanın konuşmayı yönettiği metindir. Fark yaratan birkaç kural:

  • yeni bir ekip arkadaşı için yazın, anahtar kelime listeleriyle değil, örnek cümlelerle;
  • kısa yanıtlar isteyin, her yanıt için tek bir fikir; çok konuşan bir asistanı bölmek zordur;
  • yazımı doğru, diakritikli yazın, çünkü ses yazılanı aynen okur;
  • bilmediğinde ne yaptığını açıkça söyleyin: uydurmaz, soruyu not eder ve geri arama sözü verir.

3. Sesi seçin

Ses, ElevenLabs kütüphanesinden doğrudan ajanın fişinden seçilir. Gerçek repliklerinizde birkaç seçeneği dinleyin, deneme metninde değil. Klonlanmış bir ses kullanıyorsanız, sesi kullanılan kişinin onayına ihtiyacınız vardır.

4. Bilgileri ekleyin

Değişen bilgiler (program, onaylı fiyatlar, teslimat koşulları, adresler) talimatlarda değil, ajanın bilgi tabanında tutulur. Kısa ve net belgeler yükleyin; bir şey değiştiğinde senaryoyu değil, belgeyi güncelleyin.

5. Ona araçlar verin

Araçlar, ajanın arama sırasında yapabildikleridir:

  • aramanın sonlandırılması, konuşma bittiğinde;
  • bir numaraya yönlendirme, başta yazdığınız durumlar için;
  • webhook araçları, asistanın sisteminizde bir şey okuması veya yazması gerekiyorsa, örneğin bir siparişin durumu.

Her webhook aracı için, ne zaman kullanıldığına dair açık bir açıklama yazın. Ajan açıklamaya göre karar verir.

6. Aramadan sonra ne kalmasını istediğinizi söyleyin

Analiz ayarlarında değerlendirme kriterlerini tanımlayın (müşteri onayladı mı? bir insan istedi mi?) ve çıkarılacak alanları (istenen tarih, ad, reddetme nedeni). Bunlar geçmişteki her aramada görünür ve CRM'e aktarılabilir.

7. Zor bir müşteri gibi test edin

Asistan fişinden kendi numaranıza bir test araması başlatın. “İyi günler, randevu almak istiyorum” ile yetinmeyin:

  • 6–12 repliklik uzun konuşmalar yapın;
  • onu cümlenin ortasında bölün;
  • muğlak yanıt verin („belki”, „bilmiyorum, sonra bakarız”);
  • vaat etmesine izin verilmeyen bir şey isteyin;
  • ortasında dili veya konuyu değiştirin.

Her testten sonra transkripti okuyun ve yönergeleri düzeltin. Genellikle ilk sorunlar, repliklerin fazla uzun olması ve soruların iki kez sorulmasıdır.

8. Hatta alın

Ajanı bir numaraya veya bir yönlendirme kuralına bağlayın. Kallina telefon sunucusu üzerinden geçen hatlarda, kayıt bildirimi kayıttan önce otomatik olarak söylenir, bu yüzden onu ilk repliğe artık eklemeyin.

Aramaların bir kısmıyla başlayın, ilk hafta her gün birkaç konuşma dinleyin ve ancak sonra genişletin.

İlk ajanda sık yapılan hatalar

  • Her şey için tek bir asistan. Aynı senaryoda resepsiyon, satış ve şikayetler, üçünde de güvensiz bir asistan verir.
  • Talimatlardaki bilgiler. Gelecek ay değişen fiyat senaryoda unutulmuş olarak kalır.
  • Kısa testler. Üç nazik cümleyi geçen bir asistan, ilk itirazda düşebilir.
  • İnsana çıkış yok. Her asistanın bilmediği şeyler için bir aktarma veya geri arama gerekir.