Bu rehber ilkeleri açıklar, bir avukatın yerini almaz. Kesin kurallar, şirketin ve aranan kişilerin bulunduğu ülkeye bağlıdır; kendi durumunuz için bunları kontrol edin.

Verilerden kimin sorumlu olduğu

Bir sesli ajan tarafından yürütülen bir çağrıda iki rol vardır:

  • kontrolör, aramaların neden ve nasıl yapıldığına karar veren şirkettir, örneğin klinik veya mağaza (GDPR, md. 4 fık. 7);
  • işleme yetkilisi, asistanı şirket adına çalıştıran platformdur (md. 4 fık. 8).

Aralarındaki ilişki, madde 28'in gerektirdiği içerikle bir veri işleme sözleşmesinde yazılır: konu ve süre, veri türleri, talimatlar, gizlilik, güvenlik, alt işleyenler, sonunda silme ve denetim hakkı.

Bilgilendirme yükümlülükleri ve yasal dayanağın seçimi veri sorumlusunda kalır. Platform ona yardımcı olur, ancak bunları devralmaz.

Kayıt için hukuki dayanak

Bir çağrının kaydı veri işlemidir ve madde 6 fıkra 1'deki bir hukuki dayanağa ihtiyaç duyar. Uygulamada şunlar kullanılır:

  • bir sözleşmenin ifası (bent b), çağrının bir sipariş veya kişi tarafından talep edilen bir hizmetle ilgili olduğu durumlarda;
  • yasal bir yükümlülük (lit. c), bir kanun görüşmelerin saklanmasını zorunlu kıldığında;
  • meşru menfaat (bent f), örneğin bir teyidin kanıtı, kişinin haklarının üstün gelmediğini gösteren yazılı bir değerlendirmeden sonra;
  • rıza (bent a), başka hiçbir hukuki dayanak uymadığında. Verildiği kadar kolay geri çekilebilmelidir (mad. 7 fıkra 3).

Bazı yetki alanları, Avrupa Birliği dışında bile, veri koruma temelinden bağımsız olarak, bir görüşmenin kaydedilmesi için tüm katılımcıların onayını ister. Birden fazla ülkede arama yapıyorsanız, her ülkeyi kontrol edin.

Bildirim: ne, ne zaman, nasıl

Madde 13, kişinin veriler toplanırken bilgilendirilmesini gerektirir. Bir arama için bu, kayıt başlamadan önce, sonunda değil ve ertesi gün gönderilen bir e-postada hiç değil, anlamına gelir.

Sözlü bir bildirim, gizlilik politikasının tamamını içeremez. Katmanlı bilgilendirme kullanılır:

  • çağrının başında: işleyen kimdir, çağrının kaydedildiği ve hangi amaçla, ayrıntıların nerede bulunduğu;
  • gizlilik politikasında: hukuki dayanak, alıcılar, aktarımlar, saklama süresi, haklar ve şikâyette bulunma hakkı (md. 13 fık. 1 ve 2).

Bildirim kısa, açık ve konuşmanın dilinde olmalıdır.

Bir AI ajanının konuştuğunu söyleyin

Yapay Zekâ Hakkında (AB) 2024/1689 Sayılı Tüzük, 50. maddenin 1. fıkrasında, doğrudan insanlarla etkileşim kurmak üzere tasarlanan sistemlerin, açık olmadığı sürece insanların bir AI sistemiyle etkileşim kurduklarını anlayacak şekilde tasarlanmasını öngörür. Uygulama takvimi 113. maddede belirlenmiştir; başlatacağınız tarih için kontrol edin.

Zorunlu olmadığı yerlerde bile, baştan bunun bir sanal asistan olduğunu söylemek, aldatılma hissini ve sonradan gelen şikâyetleri önler.

Çıkış aramaları ve itiraz hakkı

Ajan doğrudan pazarlama için aradığında, kişi bunu her zaman reddedebilir ve veriler artık bu amaçla kullanılmaz (m. 21 fıkra 2 ve 3). Bu hak, kişiye diğer bilgilerden ayrı olarak, en geç ilk iletişim sırasında açıkça bildirilmelidir (m. 21 fıkra 4).

Buna ek olarak, birçok ülkede istenmeyen ticari aramalar için kendi kuralları vardır; bazen önceden alınmış zorunlu onay gerekir. Bir ajan için bu şunları ifade eder:

  • yalnızca temeli bulunan kişiler için listeler;
  • senaryoda, ısrar etmeden reddi kabul eden bir cümle;
  • bir ret sonrasında numaranın sonraki kampanyalardan çıkarılması.

Otomatik kararlar

Kişinin, hukuki sonuç doğuran veya benzer şekilde önemli ölçüde etkileyen, yalnızca otomatik işlemeye dayalı bir kararın konusu olmama hakkı vardır (22. madde). Bir ajan kredi, bir poliçe veya işe alım için bilgi toplayabilir; kararı bir insan verir ve kişi onun müdahalesini isteyebilir.

Kayıtları ne kadar süreyle saklıyorsunuz

Veriler yalnızca amaca gerekli olduğu sürece saklanır (madde 5 fıkra 1 bent e). Her veri türü için yazılı bir süre belirleyin: ses kaydı, transkripsiyon, özet, çıkarılan alanlar. Aynı olması zorunlu değildir; bir transkripsiyon, sesten daha uzun süre yararlı olabilir.

Biyometrik veri olarak ses

Bir ses kaydı otomatik olarak biyometrik veri hâline gelmez. Ancak bir kişiyi benzersiz biçimde tanımlamak veya doğrulamak için teknik olarak işlendiğinde öyle olur (madde 4 bent 14); bu durumda özel kategoriler rejimine girer (madde 9). Arayan kişiyi tanımak için sesi kullanıyorsanız, ona bu şekilde yaklaşın.

Etki değerlendirmesi

Madde 35, özellikle otomatik işleme temelinde kişilerin sistematik değerlendirilmesi, özel veri kategorilerinin geniş ölçekte işlenmesi veya halka açık bir alanın geniş ölçekte sistematik olarak izlenmesi gibi yüksek riskli işlemlerden önce bir etki değerlendirmesi yapılmasını gerektirir. Bir klinik için ya da finansal kararlar için bir agent ciddi bir adaydır.

Aktarımlar, güvenlik, olaylar

  • Aktarımlar: platform sağlayıcıları Avrupa Ekonomik Alanı dışında ise, transfer mekanizmasını, genellikle Avrupa Komisyonu'nun standart sözleşme maddelerini isteyin (mad. 46 fıkra 2 bent c).
  • Güvenlik: riskle orantılı teknik ve organizasyonel önlemler (mad. 32): kayıtlara sınırlı erişim, günlükler, aktarım sırasında şifreleme.
  • Olaylar: işleyen, denetim makamını gereksiz gecikme olmaksızın ve mümkünse ihlali öğrendikten sonra en geç 72 saat içinde bilgilendirir; bunun, kişiler için risk oluşturmaması durumu hariç (mad. 33).

Kallina nasıl çalışır

  • Telefon hizmeti duyurusu. 9 Eylül 2026'dan itibaren, Kallina telefon sunucusundan geçen çağrılarda kayıt duyurusu, kaydın başlatılmasından önce, her bir asistanın metninden değil, sunucudan okunur. Böylece kimin senaryoyu yazdığına bağlı olmaz.
  • Arama üzerindeki kanıt. Sunucu, her çağrıda duyurunun okunduğunu ve hangi dilde olduğunu not eder.
  • Roller. Sizin asistanınızın çağrıları için siz işleyensiniz; Kallina, bir işleme sözleşmesi temelinde yetkili kişidir.
  • Sağlayıcılar. Hizmet için verileri işleyenlerin listesi kamuya açıktır, alt işlemciler sayfasında.
  • Kişilerin talepleri. Bir telefon numarasıyla ilgili verilerin dışa aktarılması veya silinmesi, ekibimiz aracılığıyla sizin talebiniz üzerine yapılır.

Kontrol listesi

  1. Kimin operator olduğunu belirlediniz ve imzalı işleme sözleşmeniz var.
  2. Her arama türü için yazılı bir dayanağınız vardır.
  3. Bildirim, kayda başlamadan önce konuşmanın dilinde duyulur.
  4. Kişi bir AI ajanla konuştuğunu öğrenir.
  5. Gizlilik politikası, 13. maddenin gerektirdiği her şeyi içerir.
  6. Senaryo, reddi ve itirazı kabul eder ve numaralar listelerden çıkarılır.
  7. Hukuki etki doğuran hiçbir karar yalnızca ajan tarafından alınmaz.
  8. Veri türlerine göre saklama süreleri vardır.
  9. Bir etki değerlendirmesine ihtiyacınız olup olmadığını kontrol ettiniz.
  10. Sağlayıcıların nerede olduğunu ve verilerin hangi mekanizma ile aktarıldığını biliyorsunuz.