Appointment Scheduling = Coșmar Operațional
Probleme Concrete Moldova/România
- 📞 80-150 apeluri/zi doar pentru programări (clinică 10 doctori)
- ❌ 25-40% abandoned calls după 3+ minute hold
- 👻 20-30% no-shows (forgot, nu au reminder)
- 💸 Un no-show = 150-400 lei pierderi (slot irosit)
- 😤 70-80% din timpul recepționistului pe telefon
Statistici Globale
- ✅ 72% pacienți comfortable cu voice AI scheduling (survey 2024)
- 📉 60-70% reducere no-shows cu reminder-uri automate voice/SMS
- ⏰ 65-75% reduction timp staff pe scheduling
Soluții Implementate Real (2025)
Retell AI (US)
"Phone agents that handle calls like front desk superstar"
- ✓ 89% bookings completed automated
- 11% escalate la human
- Integration: Epic, Athenahealth, Practice Fusion
Voiceoc (Global)
24/7 virtual receptionist multi-channel
- ✓ -40% call volume staff
- ✓ +35% after-hours bookings
- Phone + WhatsApp + Website chat
Amazon Connect + Healthcare Alexa
HIPAA-compliant voice booking
- ✓ "Alexa, book doctor appointment"
- 500+ medical groups US
Kallina Appointment Scheduling - Flow Complet
Scenario 1: New Patient Booking (22:30 - after hours)
Kallina: "Bună seara! Ați sunat la Clinica Medicală Sfântul Luca. Doriti să programați o consultație?"
Patient: "Da, vreau la un cardiolog"
Kallina: "Perfect! Pentru consultație cardiologie. Sunteți pacient nou sau existent?"
Patient: "Nou"
Kallina: "Bine ați venit! Vă rog spuneți numele complet."
Patient: "Elena Popescu"
Kallina: "Mulțumesc doamna Popescu. Data nașterii pentru verificare?"
Patient: "15 Mai 1978"
Kallina: "Perfect! Avem 2 cardiologi: Dr. Ionescu Ion (experiență 15 ani, disponibil marți și joi) și Dr. Marinescu Maria (experiență 10 ani, disponibil luni, miercuri, vineri). Aveți preferință?"
Patient: "Dr. Ionescu"
Kallina: "Excelent! Dr. Ionescu are disponibilitate: Marți 12 decembrie la 10:00, 14:00, 16:00. Joi 14 decembrie la 9:00, 11:00, 15:00. Ce oră vă convine?"
Patient: "Marți la 14"
Kallina: "Confirmat! Marți 12 decembrie, ora 14:00, Dr. Ionescu Ion, cardiologie. Adresa: str. Ștefan cel Mare 45. Aveți asigurare medicală?"
Patient: "Da, am CAS"
Kallina: "Perfect. Consultația cu CAS e gratuită. Vă rog aduceți: buletin, card CAS, analize recente dacă aveți. Vă trimitem confirmare pe WhatsApp. Veți primi reminder cu 24 ore înainte. Vă așteptăm marți la 14:00!"
Scenario 2: Rescheduling Emergency (2 ore înainte)
Patient: "Am programare azi la 14, dar am întârziat la muncă, pot veni la 16?"
Kallina: "Un moment, verific... Numele dumneavoastră?"
Patient: "Vasile Rusu"
Kallina: "Găsit! Programare azi 14:00, Dr. Popa, medicina generală. Din păcate la 16:00 Dr. Popa nu mai e disponibil azi. Pot oferi: mâine la 9:00, 11:00, sau 15:00. Ce preferați?"
Patient: "Mâine la 11"
Kallina: "Perfect! Reprogramat pentru mâine, miercuri 13 decembrie, ora 11:00, Dr. Popa. Confirmăm pe WhatsApp acum. Pe mâine la 11:00!"
Scenario 3: No-Show Prevention (24h înainte)
Kallina (outbound call): "Bună ziua! Mesaj automat de la Clinica Sfântul Luca. Aveți programare mâine, joi 14 decembrie, ora 10:00, cu Dr. Marinescu, cardiologie."
Kallina: "Confirmați participarea apăsând 1. Pentru reprogramare apăsați 2. Pentru anulare apăsați 3."
Patient: [apasă 1]
Kallina: "Mulțumim! Vă așteptăm mâine la 10:00. Reminder: aduceți buletin, card CAS, și analize cardiologie dacă aveți. La revedere!"
Alternativă fără reminder: Patient forgot → no-show → 400 lei lost revenue + missed treatment
No-Show Rate Impact
Reducere No-Shows
Înainte
După 24h voice reminders
-64% no-shows
Revenue Recovery (clinică 10 doctori)
- 📊 60 appointments/day average
- ❌ No-shows before: 60 × 0.28 = 16.8/day
- ✅ No-shows after: 60 × 0.10 = 6/day
- 💰 Recovery: 10.8 × 300 lei = 3,240 lei/day
Monthly: 97,200 lei = €19,500
Annual: €234,000 recovered!
Advanced Features Kallina
🧠 Smart Scheduling
AI învață pattern-uri: Dr. Ionescu consultații 30 min, first-visit 45 min. Auto-adjust slots.
💳 Insurance Verification
Check CAS database real-time. Private: "Trimiteți poză card pe WhatsApp".
📋 Waitlist Management
Slot unavailable? "Vă pun pe waiting list, vă sun când apare loc".
📍 Multi-location
"Avem 3 locații: Centru, Botanica, Râșcani. Preferință?" → Show doar acele slots.
📄 Referral Handling
"Am bilet de trimitere" → "Spuneți seria și numărul" → verificare în sistem.
💰 Pre-payment
"Doriți să plătiți acum online?" → Link WhatsApp. -40% additional no-shows.
Economics Detailat - Clinică 8 Doctori
| Metric | Înainte | După Kallina | Delta |
|---|---|---|---|
| Apeluri programări/zi | 100 | 100 | - |
| Apeluri gestionate AI | 0 | 92 (92%) | +92 |
| Apeluri escalate human | 100 | 8 (8%) | -92 |
| Timp recepționist phone | 6 ore/zi | 1 oră/zi | -5 ore/zi |
| No-show rate | 25% | 8% | -68% |
| Lost revenue no-shows | 25,000 lei/lună | 8,000 lei/lună | +17,000 lei |
| After-hours bookings | 0% | 30% | +30% |
| Patient NPS | 42 | 68 | +26 pts |
Cost Structure
- 📊 Kallina subscription: 4,000 lei/lună
- 🔧 Setup & training: 15,000 lei (one-time)
Monthly Savings
- 👤 Receptionist -1 FTE: 12,000 lei
- 💰 Recovered no-shows: 17,000 lei
- ⏰ Overtime elimination: 2,000 lei
- Total: 31,000 lei/lună
Net annual gain
Integration Moldova/România
CRM Popular
- ✓ Zoho CRM
- ✓ Bitrix24
- ✓ amoCRM/Kommo
- ✓ HubSpot
Calendar & EMR
- ✓ Google Calendar
- ✓ Custom EMR (API)
- ✓ Dentist/Specialty software
Insurance & Payment
- ✓ CAS API verificare
- ✓ maib, MAIB Moldova
- ✓ Stripe, PayPal
Prognoză Adopție 2026-2030
Automatizează 95% din Programări
Demo gratuit - vezi cum Kallina răspunde la apeluri 24/7, programează pacienți și reduce no-shows cu 68%.
Demo Gratuit Scheduling →