Verificare Status Cereri și Dosare cu Kalina AI

Oferiți cetățenilor transparență completă asupra procesării documentelor prin monitorizare automată în timp real. Kalina AI transformă verificarea statusului într-o experiență simplă, accesibilă 24/7, eliminând apelurile telefonice și deplasările la ghișeu.

Pe scurt ()

• Verificare instant a statusului prin WhatsApp/Messenger
• Notificări automate la fiecare schimbare de status
• Reducere 85% a apelurilor pentru informații status
• Tracking complet de la depunere până la finalizare
• Transparență totală și istoric detaliat al procesării

De ce este esențială urmărirea statusului?

Una dintre cele mai frecvente frustrări ale cetățenilor în relația cu instituțiile publice este lipsa de transparență asupra stadiului procesării documentelor. Telefoanele rămân nerăspunse, informațiile de pe site sunt generale, iar deplasările la ghișeu consumă timp prețios.

Kalina AI elimină această problemă prin oferirea unui sistem de tracking în timp real, similar celui folosit de serviciile de curierat, dar adaptat specificului administrației publice. Cetățenii primesc updates automate și pot verifica statusul oricând, de oriunde.

Sistemul acoperă toate tipurile de cereri: autorizații, certificate, avize, aprobare documentații, cereri pentru servicii sociale, răspunsuri la petiții și multe altele.

Cum funcționează sistemul de tracking?

1Depunere și înregistrare cerere

La depunerea cererii (online sau fizic), cetățeanul primește un număr unic de înregistrare. Sistemul creează automat un dosar digital și setează statusul inițial "Înregistrată".

2Interogare prin Kalina AI

Cetățeanul contactează Kalina AI (WhatsApp, Messenger, web) și furnizează numărul de înregistrare sau datele personale. Sistemul identifică instant cererea în baza de date.

3Afișare status detaliat

Kalina AI prezintă statusul curent (în procesare, în avizare, finalizată, etc.), termenul legal de soluționare, numărul de zile rămase, departamentul responsabil și următorii pași necesari.

4Actualizări automate în sistem

Funcționarii actualizează statusul în sistemul de back-office pe măsură ce dosarul avansează. Fiecare modificare este înregistrată cu timestamp și responsabil pentru audit complet.

5Notificări proactive

Cetățenii primesc notificări automate prin SMS/email/WhatsApp la fiecare schimbare importantă: trecere în avizare, solicitare documente suplimentare, aprobare finală, termen de ridicare.

Statusuri tipice în procesare

Înregistrată

Cererea a fost primită și înregistrată în sistem

În analiză

Documentele sunt verificate de departamentul competent

Documente lipsă

Se solicită completarea cu documente suplimentare

În avizare

Așteptare avize de la departamente terțe

Aprobată

Cererea a fost aprobată, documentul în pregătire

Finalizată

Documentul este gata pentru ridicare/transmitere

Beneficii și rezultate

Pentru cetățeni

• Transparență completă asupra procesării
• Verificare status 24/7 fără limitări
• Fără timp pierdut cu telefoane și deplasări
• Notificări proactive la schimbări importante
• Predictibilitate - știi exact când se finalizează
• Istoric complet al tuturor cererilor depuse

Pentru primărie

• Reducere 85% a apelurilor pentru informații
• Eliberare linii telefonice pentru urgențe
• Creștere satisfacție cetățeni cu 65%
• Responsabilizare departamente prin tracking
• Date pentru optimizare procese interne
• Dovezi clare pentru respectarea termenelor legale

Întrebări frecvente

Pot verifica statusul fără număr de înregistrare?

Da, Kalina AI poate identifica cererea și pe baza datelor personale (nume, CNP) și a tipului de document solicitat. Totuși, numărul de înregistrare face procesul mult mai rapid. Recomandăm salvarea numărului la depunerea cererii.

Cât de des este actualizat statusul?

Statusul este actualizat în timp real de către funcționarii care procesează cererea. De fiecare dată când dosarul avansează la o nouă etapă, sistemul înregistrează schimbarea instant. Verificările prin Kalina AI reflectă întotdeauna situația actuală din baza de date.

Ce fac dacă termenul legal expiră?

Kalina AI vă alertează automat cu 3 zile înainte de expirarea termenului legal. Dacă termenul expiră fără soluționare, puteți semnala acest lucru prin asistent, care va crea automat o notificare pentru șeful departamentului responsabil și va înregistra întârzierea.

Pot urmări mai multe cereri simultan?

Absolut. Kalina AI menține un istoric complet al tuturor cererilor dumneavoastră. Puteți solicita o listă cu toate cererile active și statusul fiecăreia, sau puteți interoga specific o anumită cerere. Sistemul grupează automat cererile după status pentru vizualizare rapidă.

Cum sunt protejate datele personale?

Kalina AI verifică identitatea solicitantului înainte de a afișa orice informații despre cereri. Accesul se face prin autentificare (CNP + date suplimentare) sau prin device cunoscut (WhatsApp/ Messenger asociat). Toate interogările sunt loggate pentru audit, iar datele sunt criptate conform GDPR.

Oferiți transparență completă cetățenilor dumneavoastră

Implementați tracking automat pentru cereri și creșteți satisfacția cu 65%.

Programați o demonstrație

Verificare Status Cereri