Implementare Voice AI
Durată: 4-6 săptămâni de la contract la lansare completă. Proces: 6 etape clare - planificare, configurare, scripturi, testare internă, pilot extern, lansare. Implicare: 8-12 ore total din partea instituției (workshopuri, training, feedback). Risc: Zero - testare extinsă, pilot limitat înainte de lansare completă, suport 24/7 la start. Rezultat: Agent vocal funcțional, integrat, optimizat pentru nevoile specifice.
De Ce Este Important un Proces Structurat de Implementare
Implementarea tehnologiei Voice AI în sectorul public nu este doar despre instalarea unui software - este despre transformarea modului în care instituția comunică cu cetățenii. Un proces structurat asigură că această transformare este controlată, testată și acceptată de toate părțile implicate.
Metodologia noastră de 6 săptămâni este rezultatul a peste 50 de implementări de succes în sectorul public din Moldova și România. Fiecare pas este optimizat pentru a minimiza riscurile, a asigura calitatea și a facilita adopția rapidă atât de către echipa internă cât și de către cetățeni.
Acest ghid vă va însoți prin fiecare etapă, explicând clar ce se întâmplă, cine este responsabil, ce documente sunt necesare și ce livrabile veți primi. La finalul procesului veți avea un agent vocal complet operațional, testat, optimizat și gata să deservească cetățenii 24/7.
Cele 6 Etape ale Implementării
Săptămâna 1: Planificare și Analiză
Definirea scopurilor, identificarea cazurilor de utilizare prioritare, analiza volumului de apeluri, maparea proceselor existente. Echipa Kallina vine la sediu pentru workshop de 2-3 ore cu stakeholderii cheie. Output: Document de specificații tehnice și funcționale aprobat.
Săptămâna 2: Configurare Tehnică
Configurarea sistemului Kallina, integrarea cu infrastructura telefonică existentă (PBX/VOIP), conectarea la bazele de date și sistemele interne (CRM, agendă programări, baze cetățeni). Testare tehnică internă completă. Output: Sistem funcțional în mediu de staging.
Săptămâna 3: Dezvoltare Scripturi și Training
Scrierea scripturilor conversaționale pentru fiecare caz de utilizare, antrenarea sistemului cu terminologie specifică instituției, încărcarea întrebărilor frecvente și răspunsurilor. Training pentru echipa internă (2 sesiuni x 2 ore). Output: Agent vocal personalizat gata pentru testare.
Săptămâna 4: Testare Pilot Internă
Testare intensivă de către echipa instituției (departamente implicate, management, IT). Simularea scenariilor reale, teste de stres, validarea acurateței răspunsurilor. Ajustări rapide bazate pe feedback. Output: Lista de ajustări implementate, validare internă completă.
Săptămâna 5: Pilot Extern Limitat
Lansare pilot pentru un segment mic de cetățeni (10-20% din apeluri sau ore specifice/zile). Monitorizare continuă, analiză feedback real, optimizări în timp real. Output: Statistici pilot, raport de performanță, ajustări finale.
Săptămâna 6: Lansare Completă
Activare pentru 100% din apeluri, comunicare publică (site web, rețele sociale, presă locală), monitorizare intensivă primele 48h. Echipa Kallina în stand-by 24/7 prima săptămână. Output: Sistem live complet operațional, rapoarte săptămânale de performanță.
Statistici Implementare
Durată Implementare
De la contract la lansare completă
Implicare Client
Timp total necesar din partea instituției
Rată Succes
Toate implementările finalizate cu succes
Satisfacție Post-Lansare
Rating mediu clienți după 3 luni
Responsabilități: Kallina vs. Instituția Publică
| Activitate | Responsabil Kallina | Responsabil Instituție |
|---|---|---|
| Planificare Proiect | Facilitează workshop, colectează cerințe | Participă la workshop (2-3 ore) |
| Configurare Tehnică | 100% - sisteme, integrări, infrastructură | Oferă acces API-uri/baze date existente |
| Scripturi Conversații | Scrie și optimizează scripturi | Validează acuratețe informații (2 ore) |
| Testare Sistem | Testare tehnică completă | Testare funcțională user (2-3 ore) |
| Training Echipă | Livrează training complet (4 ore) | Participă la training |
| Comunicare Publică | Template-uri comunicare, sugestii | Publică pe canale proprii (1 oră) |
Exemplu Real: Timeline Implementare Primărie Medie
Semnare Contract & Kick-off
Contract semnat dimineața, videoconferință kick-off după-amiaza (1 oră). Stabilire date workshop planificare.
Workshop Planificare (La Sediu)
Echipa Kallina (2 persoane) vine la sediu pentru workshop 3 ore. Participanți: primar, șef departament IT, responsabil relații cetățeni, 2 operatori call center. Output: Document cerințe funcționale semnat.
Configurare Tehnică (Fără Implicare Client)
Echipa Kallina configurează sisteme, realizează integrări cu PBX existent și baza de date programări. Instituția oferă credențiale acces sisteme (30 min activitate din partea lor).
Scripturi & Training AI
Kallina scrie scripturi pentru 5 scenarii prioritare. Ziua 15: întâlnire validare scripturi (2 ore online) cu responsabil relații cetățeni pentru verificare acuratețe informații.
Testare Internă Intensivă
Ziua 18: Training echipă (4 ore - 2 sesiuni). Zile 19-24: Echipa instituției testează agent vocal (total ~3 ore pe parcurs). Raportează probleme pe WhatsApp grup dedicat. Kallina implementează ajustări în timp real.
Pilot Extern 20%
Agent vocal activ pentru apeluri între 14:00-18:00 (ore cu trafic mediu). Monitorizare continuă de ambele echipe. 87 apeluri procesate, satisfacție 4.7/5, ajustări minore implementate.
Lansare Completă
Ziua 32: Activare 100%, comunicat de presă, anunț pe site și Facebook primăriei. Ziua 33-35: Kallina echipă stand-by 24/7. Peste 400 apeluri procesate fără incidente. Succes complet!
Întrebări Frecvente
Ce se întâmplă dacă după implementare apar probleme sau necesitate de modificări?
Contract-ul include 3 luni de suport post-lansare complet gratuit. Orice ajustare, optimizare sau modificare solicitată în această perioadă este inclusă. După 3 luni, suportul tehnic și actualizările continuă prin abonamentul lunar (care include și costuri operaționale sistem).
Putem amâna lansarea dacă simțim că nu suntem pregătiți?
Absolut. Timeline-ul de 6 săptămâni este orientativ - unele instituții lansează mai devreme (4 săptămâni), altele iau 8-10 săptămâni pentru testare extinsă. Nu există presiune - lansăm doar când ambele părți sunt 100% confortabile. Puteți menține pilotul limitat oricât doriți înainte de extindere la 100%.
Necesită implementarea oprirea sistemelor existente sau downtime?
Nu. Implementarea se face fără nicio întrerupere a serviciilor actuale. Agentul vocal este configurat paralel cu sistemele existente și activat treptat (pilot parțial, apoi 100%). Puteți reveni instant la sistemul vechi dacă considerați necesar (deși niciun client nu a avut nevoie vreodată).
Cum gestionați situația dacă instituția noastră are infrastructură tehnică veche/limitată?
Am lucrat cu instituții care aveau de la PBX fizic din anii 2000 până la sisteme cloud moderne. Kallina se adaptează la orice infrastructură - oferim soluții de integrare pentru orice tip de echipament telefonic existent. În cazuri extreme, putem furniza chiar și hardware necesar (de ex: gateway VoIP) inclus în pachet.
Care este implicarea necesară din partea primarului/conducerii în procesul de implementare?
Minimă, dar importantă strategic. Primar/conducere participă la workshop-ul inițial de planificare (2-3 ore) pentru stabilirea priorităților și validarea conceptului. După aceea, primesc rapoarte săptămânale pe email (5 min lectură) și participă opțional la testare finală. Total implicare directă: 3-4 ore pe întreaga durată a proiectului.
Gata Să Începeți Implementarea?
Programați un workshop gratuit de planificare (1 oră) pentru a evalua nevoile și stabili timeline-ul.