De Ce Viteza Contează
În sectorul privat, implementările AI durează luni sau ani. Sectorul public nu are luxul acestei așteptări - cetățenii solicită îmbunătățiri acum, nu peste 6 luni. Kallina AI este designată pentru implementare rapidă fără compromisuri de calitate. Metodologia noastră permite start funcțional în zile, nu luni.
Timeline Complet: Ziua cu Ziua
Săptămâna 0: Pre-Implementare (3-5 zile)
Ziua 1: Kick-off și Audit Rapid
- • Call 90 minute cu echipa Kallina și stakeholders instituție
- • Identificare scope: ce servicii automatizăm în pilot
- • Analiza volum apeluri și pattern-uri din ultimele 3 luni
- • Acces la documentație existentă (FAQ, proceduri, reglementări)
Ziua 2-3: Pregătire Conținut
- • Echipa Kallina procesează documentația în knowledge base
- • Creează scenarii conversaționale pentru top 20 întrebări frecvente
- • Pregătește integrări cu sistemele existente (CRM, calendar, etc.)
Ziua 4-5: Review și Aprobare
- • Prezentare knowledge base și flow-uri către echipa instituției
- • Feedback și ajustări rapide
- • Aprobare finală pentru configurare tehnică
Săptămâna 1: Setup Tehnic (2-3 zile)
Ziua 6-7: Configurare Platformă
- • Setup infrastructură cloud dedicată (servere România)
- • Configurare Voice AI cu scenarii aprobate
- • Integrare telefonie existentă (porting număr sau overlay)
- • Setup dashboard analytics și raportare
Ziua 8: Training AI
- • Fine-tuning model cu terminologie specifică instituției
- • Training pe accent românesc local dacă relevant
- • Testing intern automat pe 1000+ scenarii
Săptămâna 2: Testing și Optimizare (7 zile)
Ziua 9-11: Testing Intern
- • Echipa instituției testează intensiv (50-100 apeluri test)
- • Simulare scenarii reale, edge cases, întrebări dificile
- • Documentare probleme și feedback
- • Kallina ajustează în timp real (turnaround 4-8 ore)
Ziua 12-13: Testing Extins
- • Invitare 20-30 cetățeni pentru beta testing
- • Colectare feedback structurat
- • Ajustări finale ton, viteză, claritate răspunsuri
Ziua 14-15: Training Echipă
- • Workshop 4 ore pentru funcționari: cum funcționează Voice AI
- • Training dashboard: monitorizare, intervenție când necesar
- • Proceduri escalare și fallback către agenți umani
- • Q&A și addressing îngrijorări echipă
Săptămâna 3: Soft Launch (7 zile)
Ziua 16-22: Pilot Controlat
- • Go-live cu 20-30% din trafic direcționat către Voice AI
- • Restul 70-80% merge către agenți umani ca backup
- • Monitorizare 24/7 de către Kallina și echipa instituției
- • Daily sync calls: review metrici, ajustări rapide
- • Colectare feedback automat după fiecare apel
Metrici Key să Monitorizezi:
- • Rata completare conversații (target: 85%+)
- • CSAT score (target: 80%+)
- • Rata escalare către uman (target: sub 20%)
- • Timp mediu conversație
- • Tip probleme care cad în escalare
Săptămâna 4: Full Production (7 zile)
Ziua 23-25: Scale Gradual
- • Creștere la 50% trafic ziua 23
- • Creștere la 75% trafic ziua 24
- • Creștere la 100% trafic ziua 25 (cu agenți umani on-call)
- • Monitorizare intensivă, ready rollback instant dacă probleme
Ziua 26-29: Stabilizare
- • Voice AI gestionează 100% apeluri first-line
- • Fine-tuning continuu bazat pe analytics
- • Documentare lessons learned
- • Pregătire pentru extindere către alte servicii
Ziua 30: Review și Next Steps
- • Prezentare rezultate 30 zile către leadership
- • Demonstrare ROI concret (economii vs investiție)
- • Planificare faza 2: extindere servicii, canale suplimentare
- • Celebration succesului cu echipa!
Factori Critici de Succes
1. Commitment Leadership
Sponsorizare clară de la top management accelerează decizii, alocă resurse, elimină rezistență internă. Kallina oferă materiale gata făcute pentru pitch către leadership.
2. Champion Intern
Desemnează o persoană din instituție ca project champion - punct de contact cu Kallina, coordonează intern, rezolvă blocaje rapid. Ideal: cineva cu autoritate și entuziasm pentru inovație.
3. Comunicare Transparentă
Informează echipa de la început: de ce implementăm, ce se schimbă, cum beneficiază ei. Addressing temerilor prompt previne sabotaj inconștient.
4. Documentație Pregătită
Cu cât documentația existentă (FAQ, proceduri, reglementări) este mai completă, cu atât implementarea e mai rapidă. Kallina poate lucra chiar cu documente incomplete, dar completitudinea accelerează.
5. Mindset Iterativ
Voice AI e învățare continuă. Nu aștepta perfecțiune la lansare - 80% bun e suficient pentru start, apoi optimizezi săptămânal. Perfecționismul întârzie beneficii.
Provocări Comune și Soluții
Provocare: "Echipa se teme de înlocuire"
Soluție: Subliniază că Voice AI preia sarcini plictisitoare (întrebări repetitive), lăsând echipei cazurile interesante, complexe, care necesită empatie umană. Arată că rolul lor evoluează, nu dispare.
Provocare: "Cetățenii preferă oameni"
Soluție: Oferă opțiune: Voice AI răspunde instant, dar cetățeanul poate cere transfer către uman oricând. Studiile arată că 70% preferă AI pentru întrebări simple datorită vitezei.
Provocare: "Buget limitat pentru investiție inițială"
Soluție: Kallina oferă trial gratuit 14 zile - demonstrează ROI cu datele tale înainte să cumperi. Investiția se recuperează în 3-6 luni prin economii.
Provocare: "Integrare cu sisteme legacy"
Soluție: Kallina AI poate funcționa standalone la început (zero integrare), apoi adăugăm integrări progresiv. API flexibile pentru orice sistem.
Suport Post-Implementare
Ziua 30 nu e sfârșitul, e începutul. Kallina AI oferă:
- ✓ Monitorizare 24/7 și alertare automată probleme
- ✓ Optimizări continue bazate pe analytics
- ✓ Update-uri knowledge base incluse
- ✓ Training recurent echipă când apar schimbări
- ✓ Suport tehnic prioritar cu SLA sub 4 ore
- ✓ Quarterly business review: metrici, trends, recomandări extindere
Gata Să Începi?
Implementarea Voice AI nu trebuie să fie complicată sau lungă. Cu Kallina AI și metodologia noastră probată, poți avea sistem funcțional în mai puțin de o lună, demonstrând ROI concret și construind momentum pentru transformare digitală extinsă.
Următorul pas: Contactează Kallina AI pentru demo personalizată și discuție despre specificul instituției tale. Prima consultanță e gratuită, fără obligații.