Ce Este Appointment Scheduling?
Appointment Scheduling este sistemul care automatizează complet procesul de programare întâlniri prin conversații vocale naturale. Agentul AI verifică disponibilitatea în calendar real-time, propune sloturi, bookează instant și trimite confirmări automate - totul fără intervenție umană.
Sincronizare bidirectională cu Google Calendar, Outlook, Calendly și alte platforme. Gestionează conflicte, reschedulări, anulări și reminder-uri automate pentru reducerea no-shows cu până la 85%.
- ✓Real-time availability - verificare calendar instant
- ✓Multi-calendar sync - Google, Outlook, Calendly, iCal
- ✓Smart reminders - SMS/email automate pre-appointment
- ✓Reschedule/cancel - gestionare modificări automată
- ✓No-show reduction - până la 85% prin confirmări inteligente
Appointment Scheduling
AI-Powered Calendar Management
Cum Funcționează
Client Solicită Programare
Clientul sună sau răspunde la outbound call și exprimă dorința de programare. Agentul AI identifică intent-ul și inițiază procesul de booking.
Verificare Disponibilitate Real-Time
AI-ul accesează calendarul în timp real și identifică sloturi disponibile bazat pe preferințele clientului (zi, oră, tip întâlnire). Propune 2-3 opțiuni instant.
Booking și Confirmare Instant
Client confirmă slotul, agentul bookează instant în calendar cu toate detaliile: nume, contact, motiv întâlnire, note. Eveniment calendar creat automat.
Reminder-uri Automate
Sistemul trimite reminder-uri automate: 24h înainte (email), 2h înainte (SMS). Opțiune reschedule/cancel cu un click direct din reminder.
Funcționalități Cheie
Bi-Directional Sync
Sincronizare bidirectională completă cu toate platformele de calendar. Modificări în calendar se reflectă instant în sistem și invers.
- • Google Calendar
- • Microsoft Outlook
- • Calendly integration
- • Apple iCal
Conflict Detection
Detectare automată conflicte în calendar. Sistemul nu va booka niciodată peste alte întâlniri și sugerează sloturi alternative instant.
- • Multi-calendar check
- • Buffer time management
- • Travel time consideration
- • Smart alternative suggestions
Custom Booking Rules
Configurează reguli personalizate: ore de booking, durata întâlnirilor, buffer time între meetings, blackout periods și mai mult.
- • Business hours setup
- • Meeting duration rules
- • Buffer time config
- • Blackout dates
Multi-Channel Reminders
Reminder-uri automate pe multiple canale: SMS, email, WhatsApp, phone call. Configurabile pentru timing și frecvență optimă.
- • SMS reminders
- • Email notifications
- • WhatsApp messages
- • Voice call reminders
Reschedule Automation
Client poate reschedulа automat fără să vorbească cu cineva. Link în reminder permite reschedule/cancel cu un click. AI re-bookează automat.
- • Self-service reschedule
- • One-click cancellation
- • Auto re-booking
- • Waitlist management
Team Scheduling
Gestionează calendare pentru întreaga echipă. Round-robin distribution, skill-based routing sau client preference pentru assignment optim.
- • Multi-user calendars
- • Round-robin assignment
- • Skill-based routing
- • Load balancing
Prevenire No-Shows
Sistemul reduce no-shows cu până la 85% prin strategie multi-layered de reminder-uri și confirmări.
Timeline Reminder-uri
Email confirmare inițială
Detalii întâlnire + add to calendar
Email reminder cu opțiune reschedule
Link pentru modificare cu un click
SMS reminder final
Confirmare finală + location/details
Voice call reminder (opțional)
Pentru întâlniri high-value
Smart Confirmation System
- ✓
Two-Way Confirmation
Client trebuie să confirme prezența 24h înainte
- ✓
Auto-Release Unconfirmed
Sloturi neconfirmate release automat pentru waitlist
- ✓
Penalty System
Tracking no-shows pentru clienți problematici
- ✓
Incentive Programs
Reward pentru attendance perfect
Cazuri de Utilizare
🏥 Clinici Medicale
Programare consultații automate 24/7. Reminder-uri reduce no-shows cu 85%. Pacienții pot reschedulа fără să sune la cabinet. Integrare cu EMR pentru sync complet.
💼 SaaS Sales Demos
AI bookează demo-uri instant după calificare lead. Sincronizare cu calendare sales team, round-robin distribution. Confirmation rate 94%, show-up rate 89%.
💇 Saloane & Spa
Programare automată pentru servicii beauty. Client alege specialist preferat și serviciu. Reminder-uri cu pregătire pre-appointment. Reducere no-shows de la 30% la 4%.
🏠 Real Estate Viewings
Programare vizionări proprietăți automat. Agentul AI verifică disponibilitate agent și proprietate, bookează instant. GPS directions în reminder. Show-up rate crescut cu 67%.
Beneficii Cheie
No-Shows -85%
Reminder-uri multi-channel și confirmări obligatorii reduc dramatic rate-ul de no-show. Mai puține sloturi irosite, mai mult revenue.
Time Saved 15h/săptămână
Elimină complet time-ul de programări manuale. Receptioner sau coordinator poate focus pe taskuri high-value în loc de phone tag.
Booking Rate +234%
Disponibilitate 24/7 pentru programări înseamnă mai multe appointments bookate. Clienții nu mai așteaptă business hours pentru a programa.
Client Satisfaction +67%
Proces simplu, rapid, fără așteptare. Self-service reschedule și reminder-uri convenabile îmbunătățesc dramatic experiența clientului.
Zero No-Shows, Maximum Efficiency
Testează Appointment Scheduling gratuit. Vezi cum AI-ul gestionează programări automat 24/7.